Connect with us

# Profitability analysis: BEP, Price Reduction, Outsourcing Opportunities

Published

on

Following on my previous post about “Business Profitability Analysis”, now I am going to talk about the calculation and its analysis part, I am coming with example of break even point calculation and its analysis, also some fairly good cost-cutting opportunities that may worth to be put as considerations before the decision making, such as: break even point analysis with profit target, Business opportunity analysis, Price Reduction Analysis, Outsourcing Opportunity Analysis with its How If Forecasts”. Those all will be not more than sloppy burden thoughts, unless if we know how to analyze them properly. So, along with the mathematical calculation we are going to talk about them as well in this post…

Break Even Point (BEP) Calculation

Companies should know the volume they need to achieve in order to reach breakeven. This information should be available by product, or at least by class of product. The breakeven point may be of purely academic interest, or it may have strategic importance. That will be depend on how good your imagination and logical to put them on your-job-done stuff.

It is particularly significant for very new, and at the other end of the life-cycle spectrum, very mature products. Before we get to mathematical formulas, however, some theory will be helpful. To not push you back and forth with references, let me bring Royal Bali Cemerlang’s annual budget with its summary, and the broken down fixed cost (factory overhead, administration and distribution cost). Here they are:

The Annual Budget

The Summarized Budget

Fixed Cost Broken Down

Melihat data di atas, secara conceptual:

1. Jika Royal Bali tidak menjual product samasekali, maka Royal Bali akan mengalami kerugian \$ 135,000 yang berasal dari fixed cost perusahaan yang berproduksi atau tidak, pengeluaran tersebut akan tetap terjadi.
2. Royal Bali akan menghasilkan cash \$50 untuk setiap satu unit product yang terjual. Dan untuk menghasilkan satu unit product yang akan dijual, PT. Royal Bali harus memproduksinya dengan cost (variable cost) \$35.
3. Selisih antara selling price/harga jual (\$50) dengan variable cost-nya (\$35) disebut dengan “Contribution Margin”.
4. Jumlah unit yang harus terjual untuk mencapai break-even adalah jumlah yang bisa menghasilkan “contribution margin” yang bisa meng-cover fixed cost yang ditanggung oleh perusahaan.

The formula is as follows:

Formula ini bisa diconvert untuk menghitung “berapa jumlah unit yang harus terjaul untuk target profit yang diharapkan oleh perusahaan“, dengan menambahkan nilai profit yang diinginkan seperti dibawah ini:

Dengan memasukkan data annual budget Royal Bali Cemerlang, maka jumlah yang harus terjual untuk mencapai break-even (zero profit) dapat dihitung sebagai berikut:

At 9,000 units, the income statement will be:

Now we knew the breakeven volume, there are many valuable analysis and observations that can be made. This is the part I love the most. Let’s figure them one by one…..

Break Even Point Analysis-1

Jika kita tengok annual budget Royal Bali Cemerlang lagi, bisa kita lihat bahwa, setiap unit terjual akan menghasilkan gross profit of \$15 per unit, yang dihitung dengan cara mengurangkan unit selling price dengan variable cost-nya (\$50-\$35=\$15). Sehingga, pada jumlah penjualan 9,000 units, perusahaan telah menghasilkan gross profit yang cukup untuk menutup fixed costnya (perhatikan perhitungan dibawah ini:

\$135,000 = 9,000 x \$15.00

At 9,000 units, since the fixed costs are already paid for, setiap tambahan unit terjual setelahnya akan menimbulkan kenaikan profit sebesar \$15, karena fixed cost akan tetap berada di angka \$135,000 berapapun jumlah product yang diproduksi dan dijual. Therefore, jika volume terjual adalah 9,500 units, maka profit yang akan dihasilkan adalah \$7,500, dengan perhitungan sebagai berikut:

500 units (above breakeven) x \$15 = \$7,500

The complete income statement would be:

Next, let’s have toying with the price……

Analysis-2: Price Reduction Opportuntity Analysis

The following analysis can assist in answering a number of business questions……

For example: Royal Bali Cemerlang ingin meningkatkan volume penjualan menjadi 11,000 unit. Tetapi, harus ditebus dengan menurunkan harga jual per unitnya dari \$50 menjadi \$47, apakah strategy itu tepat? Apakah penurunan harga \$3 tersebut masih profit? Coba kita hitung:

Result:

A reduction in the selling price with the hope of achieving sales of an additional 1,000 units is clearly not the correct decision. Operating income would decline from a profit of \$15,000 to a loss of \$3,000.

Next……..

Let us once again assume a budgeted volume of 10,000 units. Royal Bali mendapat peluang untuk menjual tambahan volume sebanyak 1000 unit lagi (di atas budget-nya) melalui saluran distributor ke pasar yang selama ini tidak bisa dijangkaunya. Harga jual ke distributor adalah \$42 per unit (mungkin distributor menjual kembali productnya Royal Bali dengan harga \$50 kepada end-customer). Variable costs per unit dan fixed costs tetap seperti budget. Pertanyaannya adalah: ”Would it be profitable for Royal Bali to sell these 1,000 units at \$42 through the distributor?apakah masih profitable jika Royal Bali mengambil peluang ini (menjual tamabahan volume penjualan yang 1000 unit ini melalui distributor dengan harga jual \$42)? (Note: tanpa tambahan volume penjualan lagi 1000 unit pun sebenarnya Royal Bali sudah bisa mencapai budget nya).

Let’s analyze it…………

Traditional standard cost systems would present the budget in the following way:

Jika menggunakan “absorption accounting” system (system yang menjadi standard pelaporan keuangan yang dimandatkan oleh GAAP), maka akan menghasilkan perhitungan profit and lost seperti di bawah ini:

Absorption Accounting

Temporarely Conclusion: Tampak jelas perusahaan mengalami kerugian \$6.50 per unit product, so atas tambahan 1000 unit volume penjualan, akan mengakibatkan total kerugian \$6500 (=1000x\$6.50). Dengan analysis seperti ini, jelas management akan menolak peluang tambahan penjualan lagi 1000 unit tersebut. Sungguh sayang sekali.

So before the mistake, let’s compare with following analysis:

Financial Analysis

Notes:

1. Revenue meningkat \$42,000 (=\$42×1000)
2. Variable Cost meningkat \$35,000 (=\$35 x 1000)
3. Fixed Cost tetap, karena memang fixed cost tidak akan terpengaruh oleh volume produksi maupun volume penjualan, sehingga tambahan penjualan 1000 unit ini tidak berpengaruh.

How can a deal that adds \$7,000 to Royal Bali’s bottom line, increasing it from \$15,000 to \$22,000, have a loss of \$6.50 per unit?

The answer involves something that we describes “Accounting absorption is the reporting of the historical (not the future)” while the break even point analysis is worked for the future estimation (prediction/forecasting).

GAAP accounting requires that a manufacturing company use absorption accounting. Therefore, in calculating the burden rate, the accounting department is complying with required practices. There is nothing wrong with the absorption accounting as long as we realize that it is worked for historical reporting, not for estimation or forecasting purposes.

Just for remembering: the analysis of proposed business opportunities is called “Financial Analysis“, which involves forecasting the future in order to evaluate opportunity.

Analysis 4: Outsourcing Opportunity

Royal Bali mencoba melihat kemungkinan untuk menyerahkan urusan penyimpanan barang (warehousing) dengan menggunakan jasa out-sourcing. Pertimbangan tersebut muncul karena melihat mahalnya warehousing cost yang ditanggung oleh perusahaan jika warehousing dilakukan di dalam perusahaan itu sendiri. So far, the warehousing company being considered is an expert in that function: it has an excellent reputation and is interested in handling Royal Bali’s product line (This should be put into the consideration as a good practice ). Untuk membuat perhitungan tetap sedeherana, berikut adalah informasi-informasi terkait yang diperlukan untuk meng-analysis kemungkinan tersebut:

1. Current Warehousing Expense: Di-budget-kan oleh Royal Bali, fixed warehousing expense of \$20,000, ini adalah bagian dari Distribution budget (\$30,000), di sisi lainnya perusahaan memiliki kapasitas produksi dan penjualan yang bisa mencapai 12,000 unit, so untuk memproduksi dan menjual 12,000 unit seharusnya bukanlah masalah.
2. Proposal from Warehouse Out-source Company: If Royal Bali meng-out-source-kan fungsi ini kepada Warehouse Out-source Company, Royal Bali tidak perlu menanggung \$20,000 untuk warehousing sendiri, akan tetapi harus membayar kepada Warehouse Out-source Company sebesar \$2 untuk setiap unit-nya. Artinya, jika perusahaan akan melakukan penyimpanan untuk 12,000 unit, maka perusahaan akan membayar jasa out-sourcing sebesar \$2×12,000.

From the above information, pada dasarnya ini adalah tindakan memindahkan warehousing cost dari aslinya yang tergolong fixed cost, menjadi variable cost (jika di-out-source-kan)

Now, let’s see the budget cost structure…

The original budget cost structure is: \$135,000 (fixed) + \$35 per unit

Selanjutnya, kita coba kurangkan \$20,000 dari fixed cost dan tambahkan \$2 per unit di element variable cost-nya, sehingga menghasilkan budget cost structure baru seperti berikut ini:

New budget cost structure of: \$115,000 (fixed) + \$37 per unit

At 10,000 units, profit yang akan diperoleh dengan menggunakan structure cost budget yang baru akan menjadi sebagai berikut (unit selling price tetap \$50):

At the budgeted volume of 10,000 units, kelihatannya “Profit yang dihasilkan akan tetap \$15,000, terlepas apakah warehousing-nya di out-source kan atau tidak. Selanjutnya, coba kita lihat jika Royal Bali berproduksi dan menjual 12,000 units and 8,000 units, kita coba estimasi profit yang akan dihasilkan dengan membandingkan antara total volume 12,000 dengan 8,000 units:

So, now we can see the difference, bahwa jika Royal Bali berproduksi dan jualan 12,000 unit dengan warehouse yang di out-source-kan, perusahaan akan profit \$41,000, sedangkan jika berproduksi hanya 8,000 unit, out-sourcing bukan lah keputusan yang tepat karena perusahaan akan merugi \$11,000.

In other hand, jika warehousing cost kita biarkan tetap sebagai fixed cost (tidak di out-source-kan) dan perusahaan berproduksi dan jualan pada volume 12,000 units perusahaan akan profit \$45,000, sedangkan pada volume 8,000 units, perusahaan akan mengalami kerugian \$15,000. Saya telah menghitung dalam berbagai kemungkinan volume, berikut adalah perbandingannya…..

A “How-If” forecast for warehousing out-sourced by volume:

Notes:

Every element of these forecasts other than the warehouse cost is exactly the same. Termasuk juga selling price dan cost lainnya.

What lesson do we learn from the “what if forecasts”?

There are a number of valuable lessons to be learned from these observations in a variety of business circumstances. Here they are:

General Observations

1. Minimize Losses: Pada volume rendah, semakin banyak fixed costyang dipindahkan ke variable cost, semakin mengecil kemungkinan loss yang akan dialami oleh perusahaan. At 7,000 units, there will be a loss of \$30,000 if the warehouse cost is fixed compared with \$24,000 if the warehouse cost is variable. Outsourcing is a definite strategy when volumes are weak, such as during a recession, or when the company is relatively new and the breakeven volume has yet to be achieved.
2. Break-even: Semakin tinggi porsi variable cost-nya, semakin mengecil volume yang harus di produksi dan dijual untuk mencapai break-even point. If the warehouse cost is fixed, Royal Bali will have to sell 9,000 units in order to break even. If the warehousing function is outsourced, the breakeven volume is reduced to 8,846 units. Out-sourcing bahkan menjadi semakin menarik ketika perusahaan menentukan time frame dari break-event-nya, dimana perusahaan mungkin mengharapkan “positive cash flow (mulai ada aliran kas masuk)” pada titik tertentu, karena perusahaan sudah mulai harus mencicil pembayaran pinjaman (in the case, perusahaan menggunakan pendanaan pihak luar sebagai “working capital”).
3. Economies of Scale: Keuntungan dari peningkatan volume produksi dan penjualan mulai terlihat significant, ketika perusahaan melewati angka 10,000 units. Di sisi lainnya, urusan warehousing sebaiknya sudah dipindahkan ke dalam perusahaan saja, hentikan outsourcing.

Before any investments are made, however, all outsourcing contracts should be re-negotiated to take advantage of the company’s enhanced buying power. Menjadi perusahaan berstatus “low-cost producer” selalu merupakan objective (goal) setiap perusahaan, keinginan setiap perusahaan. Hal tersebut bisa dicapai dengan meng-out-source-kan, tetapi dibutuhkan keahlian (or minimal keterampilan) memanfaatkan kemampuan melakukan pembelian (purchasing power) yang diperluas. Seperti telah kita lihat, volume dibawah break-even point (at least pada contoh kasus di atas), cost per unit dengan menggunakan outsourcing selalu lebih rendah dibandingkan jika dilakukan di dalam perusahaan. Tentunya, musti lihat-lihat penawaran dari outsoucing company dahulu.

Notes:

Outsourcing opportunities tidak terbatas pada urusan “warehousing” saja, sepanjang anda cukup terampil menganalisis dan mengeksekusinya, “cost-cutting opportunities” sangat terbuka untuk urusan lain selain warehousing. Cobalah anda kembangkan, mungkin bermanfaat.

So, we have got some fairly good lesson from this simple profitability analysis, you may want to try to explore and expand any other cost-cutting opportunities by studying your own company’s operation.

On my next post: I will be on the track to keep exploring the business profitability knowledge, such as: Financial Strategy for New Business and Variance Analysis. You may want to join me on my next post. Meanwhile, jika ada komentar, tanggapan, masukan, usulan, kritik membangun, pertanyaan, atau sharing pengalaman sehubungan dengan posting ini, silahkan disampaikan dengan menulis komentar diruangan yang telah disediakan dibawah ini, atau anda ingin berkomentar untuk topic lain, silahkan disampaikan di masing-masing ruang komentar topic yang anda komentari. Saya akan senang membahas issue-issue seperti ini. Have a bright day!

Are you looking for easy accounting tutorial? Established since 2007, Accounting-Financial-Tax.com hosts more than 1300 articles (still growing), and has helped millions accounting student, teacher, junior accountants and small business owners, worldwide.