Accounting, Financial, Taxation

Following on my previous post (Understanding The SAP CRM Tools ), This post takes a detailed look at the e-selling functionality, which provides information regarding how SAP CRM tools deal with incoming sales orders on the Web. The e-selling functionality can be used to create Web-based storefronts. The Web sites required to transact business in the B2B, Business-to-Market (B2M) and B2C environment are different. The B2B environment involves long-term contractual and pricing arrangements, multiple buyers from a single customer and elaborate shipping requirements.

The B2M environment is often characterized by connections with online exchanges and dealing with customers from around the world. Pricing information, inventory availability and product configuration capabilities often are expected by B2M customers. In the B2C environment, the Web site needs to be easy to navigate; electronic catalogs with multimedia content are often required; and shopping carts and credit card payment facilities are an absolute must.

The e-selling functionality in the SAP CRM can be used to create these different types of Web storefronts. These Web sites that serve different clientele need many supporting features to be effective. The first and foremost requirement is catalog or content management. The electronic purchasing process depends on the availability of products in the electronic format, referred to as electronic catalogs. The electronic catalogs provide information via text, graphics, pictures, audio and video, among other things. If product descriptions and selling terms and conditions are not electronic, then the buying process cannot be automated. The more detailed and searchable the product database, the easier is the job of the customers. Managing these electronic catalogs is called content or catalog management, in e-commerce jargon.

Content management is a complex and costly process. The e-selling authoring tools can be used to create product catalogs. The electronic catalogs can be developed in different formats, such as XML, spreadsheet and Comma Separated Value (CSV); and automatically uploaded to the Web site. The content can be changed, updated or modified. Additionally, these catalogs can also be imported from online exchanges and third-party content providers. The electronic catalogs are of no use unless they can be efficiently searched. The CRM tools also provide a search facility for users. The search tools are similar to the ones you may have encountered on the Internet — for example, Google.

The SAP CRM tools can offer self-service functionality for customers. Customers may be able to conduct a variety of activities, such as entering orders, tracking orders, issuing special instructions and viewing their accounts. A new customer can establish an account online and conduct business. Sometimes the software allows the customer to set up a customized screen available every time that customer logs in. These features relieve company departments from routine queries and paperwork while empowering customers to seek information in a timely fashion.

The customer can also see a personalized page based on his or her profile, preferences and purchasing history. The customer will see product recommendations, related product categories, and cross-selling and up-selling suggestions that facilitate one-toone marketing. The CRM tools can also be used to create online product configurators. Customers can design products or customize products. Calculators can provide feedback on the prices for designed or customized products; knowledge bases can be used to provide relevant suggestions; and incompatible configurations are flagged and rejected. Such product configurators need to be connected to the back-end systems to ensure accuracy and product availability. The shopping carts, secure connections, and ability to handle credit card and procurement card payments can also be added to the Web site.

As the customer orders a product — self-designed, customized or off the shelf —availability and delivery dates need to be calculated. Factors such as current inventory, production capacity, shipping routes, shipping costs and time are considered in making available-to-promise check. The integration may extend all the way up to the supply chain, discussed in the Conversion Cycle. The SAP CRM and SAP SCM tools can be used to provide such integration. Once the order is in place and prices and delivery dates are confirmed, the customer should be capable of tracking orders, viewing invoices and querying appropriate personnel in case of problems. The SAP CRM tools, apart from these features, also provide hyperlinks to carriers’ tracking systems.

The e-selling tools can be used to conduct online auctions to get rid of surplus goods and excess inventory. Bids can be solicited, the auction process can be monitored in real time and bids can be evaluated using multiple criteria with in-built algorithms. The Web storefront can also be connected with the customer interaction center. The customer can talk with service agents via phone, chat facilities or voice-over-IP options. Customers can also track service requests, connect and explore company knowledge bases, establish online user forums and access online technical support. Routing of customer requests and inquiries is based on automated workflows. These customer interactions and customer activities data are stored in a data warehouse. This data can be used to generate reports concerning customer behavior, retention reports, conversion reports, site metrics and sales analytics. Accounting processes can become part of the CRM process. The customers can establish their own accounts, change contact information and periodically view those accounts. Credit approvals can be automated or performed online. The invoices can be automatically generated and electronically presented to the customers. In the B2B environment, invoices can be altogether dispensed with to support the ERS process.

Payments can be made via credit cards or procurement cards and can be executed in the Web store. These developments are discussed in the next sections; however, at this stage please realize that some accounting processes can be handled by CRM software.

On my previous post, we have talked about purchase order quiet much, but I have not receive any responses yet, neither about the purchase order software, I hope we have been on a better understanding about it already with considerable no issue. Now, lets put ourselves as company who receive a purchase order from customers (it could be companies or persons), so from our company side, a purchase order will be converted to generate a SALES ORDER. A Sales Order (SO) entry is the initial point at which a customer order enters a company. It is not only the creation of a sales order for distribution throughout the company, but also a number of additional steps: verifying the existence of the customer, ensuring that there is sufficient inventory on-hand to fill the order, and verifying pricing and related order terms. The questions are: what is a sales order? Why company need to make a sales order? How to make a sales order? How to control a sales order entry? Or in short words “WHAT HACKS OF A SALES ORDER?”.

Okay, sekarang kita akan memposisikan diri kita sebagai pihak perusahaan yang menerima pesanan (purchase order) atau pembelian dari customers (bisa jadi perusahaan atau perseorangan). Apa yang akan kita lakukan setelah menerima pesanan? Jawabannya adalah membuat sales order. Pertanyaannya adalah: apa itu sales order?, mengapa perusahaan perlu membuat sales order?, bagaimana cara membuatnya? Bagaimana caranya melakukan control (pengendalian) terhadap input sales order? itulah topic yang akan saya bahas di posting kali ini. Dan seperti judul posting ini, saya juga akan memberikan anda tool berupa SOFTWARE (module) SALES ORDER, a stand-alone tool that you can utilize for easier works when handling a sales order.

What is Sales Order?

Sales Order entry is the initial point at which a customer order enters a company. So, pada dasarnya, sales order adalah a commercial document yang di pergunakan oleh perusahaan untuk menyatakan kesanggupannya untuk mengambil (mengerjakan) sebuah pesanan barang atau jasa dari customers, sekaligus sebagai perintah kepada bagian lain untuk menyiapkan barang/jasa yang dipesan oleh customers.

Why do company need to issue a Sales Order?

Bisa dikatakan bahwa setiap perusahaan pasti menangani pesanan dari customers, setuju? Tidak peduli apakah itu perusahaan manufactur, jasa, dagang, media, finance and banking, hotel and restaurant, apapun bidang dan klaisifikasi usahanya, pasti menangani suatu pesanan. Karena tanpa pesanan (permintaan), artinya perusahaan dalam kondisi no business, no business meant no activities, no activities meant no company, isn’t it?

Mengapa perlu membuat Sales Order, bukankah nanti toh penjualan baru akan diakui pada saat barang diserahkan, dimana perusahaan bisa menerbitkan invoice sebagai bukti atas penjualan? Good questions!

Sales Order From The “Trade Law” Perspective

Atas suatu purchase order (permintaan/pesanan) yang diterima dari customers, perusahaan perlu memberikan confirmasi kepada customer (pelanggan/si pemesan) bahwa perusahaan bersedia menerima order (pesanan) tersebut. Setiap customer (pelanggan) pasti mencoba untuk memperoleh kondisi barang/jasa serta service yang maksimal guna memperoleh return yang maksimal atas investasi (pembelian) yang dilakukannya, bukan? Akan tetapi, in most case, tidak setiap kondisi yang diminta oleh customers bisa kita penuhi, ada kondisi-kondisi yang pastinya tidak kita sepakati karena kondisi tersebut akan membebani, akan menimbulkan extra cost. Untuk itu pada saat berposisi sebagai penjual (seller) perusahaan perlu menyampaikan kondisi (term and condition) atas penjualan yang akan kita lakukan.

Even terkadang purchase order yang diterima kondisinya sangat sederhana, bahkan mungkin tidak ada kondisi khusus yang diminta di dalam purchase order yang diterima, sehingga sepintas lalu perusahaan sepertinya tidak perlu khawatir akan timbulnya extra cost (diluar barang/jasanya) itu sendiri. Akan tetapi perusahaan masih perlu berjaga-jaga, memberikan term and condition atas penyerahan yang akan dilakukan. Ada certain conditions yang perlu dipahami oleh customers, agar dikemudian hari tidak menimbulkan complain atau issue yang berbuntut pada “extra suprising cost” yang terjadi setelah barang/jasa diserahkan.

That is why companies need to issue a SALES ORDER. Term and conditions yang menyertai sales order akan melindungi perusahaan (pada saat berposisi sebagai seller), jika dikemudian hari terjadi perselisihan (sengketa) dagang.

Sales Order from Financial Control Perspective

Setiap pesanan dari customer, tentu harus dipersiapkan sebelum barang/jasa diserahkan (dikirimkan), tidak peduli apakah barang dalam kondisi available atau belum. Mempersiapkan dalam hal ini, bisa jadi membuat barang yang dipesan terlebih dahulu (jika barangnya memang tidak/belum available) atau barang telah ada tetapi perusahaan masih perlu memasukkan barang ke dalam kemasan (i.e.: carton box or plastic bag). Let’s say barang sudah terpacking, tetapi perusahaan masih harus mengeluarkan barang dari gudang, bukan? Semua aktifitas itu tergolong persiapan (preparation).

Telah sering saya sebutkan, bahwa setiap aktifitas di perusahaan akan menimbulkan cost (bahasa umumunya mungkin “biaya”), dan atas terjadinya suatu cost harus ada cukup reason mengapa cost itu timbul. So, dalam hal ini dibutuhkan alasan untuk menjawab pertanyaan “mengapa preparation cost itu timbul?, mengapa perushaan perlu membeli carton box? Mengapa perlu membeli plastic bag? Mengapa perlu membayar pegawai gudang? Mengapa perlu memabayar petrol?” jawabannya adalah “KARENA ADA SALES ORDER”

Conclussion: Jika kita simpulkan, SALES ORDER berfungsi ganda:

1. Keluar, Sales Order adalah bentuk konfirmasi atas purchase order (pesanan) yang diterima dari customers.
2. Kedalam, Sales Order adalah dasar pertimbangan (reason/alasan) dalam memberi perintah kepada semua element di perusahaan untuk menyiapkan lalu mengirimkan barang/jasa yang diminta oleh customers .

Next question is…

Who should prepare a sales order?

Jika Purchase Order diinput oleh bagian purchasing, sales order biasanya di input oleh bagian sales (marketing). Di perusahaan bersekala kecil dan menengah, sering kali tugas pembuatan sales order maupun purchase order ditangani oleh bagian yang sama, bisa accounting atau office administrator.

How To Prepare a Sales Order?

Jika perusahaan masih menggunakan system pencatatan manual, dan menggunakan buku (blanko dalam kertas) maka sudah tentu sales order ditulis tangan di blanko, atau mungkin perusahaan mengguanakan excel sheet, maka hal-hal yang perlu dimasukkan adalah:

1. Date of Sales Order: Masukkan tanggal pada saat sales order diterbitkan.
2. Sales Order No.: Masukkan nomor sales order.
3. Item Code (if any): Masukkan Item code, mungkin ada mungkin juga tidak ada.
4. Item Description: Masukkan keterangan barang/jasa yang dipesan, jika itu berupa barang maka biasanya disebutkan jenis barang, material/bahan baku pembuat barang, dan detail lainnya, makin lengkap keterangannya makin bagus. Catatan: yang menggunakan software kemungkinan jumlah character yang bisa dimasukkan terbatas, jika demikian maka masukkanlah keterangan yang paling penting saja.
5. Specification: jika yang dipesan adalah jasa, mungkin yang dimasukkan adalah scoop jasa yang akan diserahkan, jika itu berupa barang maka sebutkanlah ukuran dan warna barang. Catatan: bisa juga antara size dan color dipsahkan kolomnya.
6. Quantities: Masukkan jumlah barang yang di pesan, jika berupa jasa mungkin jumlahnya tidak perlu di isi.
7. Unit Price: Masukkan harga satuan barang, jika berupa jasa mungkin bagian ini tidak perlu diisi.
8. Amount: Masukkan total nilai pesanan
9. Tax Withheld: Jika itu berupa barang, maka masukkan nilai PPN-nya, sedangkan jika berupa jasa maka masukkan nilai PPh Pasal 23-nya.
10. Delivery Date: Masukkan tanggal penyerahan yang disepakati
11. Term Of Payment: Masukkan termin pembayaran

Satu lembar sales order bisa jadi terdiri dari beberapa macam item barang atau jasa. Untuk maksud tersebut maka setiap jenis barang/jasa dimasukkan di baris yang berbeda. Ada baiknya perusahaan membuat template sales order, agar tidak perlu membuat sales order form setiap kali akan membuat sales order.

Sales Order Entry On Sales Order Software (Accounting Software)

Membuat (input) sales order di software (modul) sama saja dengan melakukan pengisian form sales order di excel sheet, yaitu dengan membuat input yang sama seperti yang telah saya sebutkan di atas, hanya saja dalam menggunakan modul atau software, sebelum sales order entry (input) dilakukan, bagian sales (marketing/accounting/administrator) harus membuat “Customer/Buyer Set-up” atau “Customer/buyer Registration”.

Customer/Buyer Set-up/Registration

Pada sebagian software/modul, menu customer set-up/registration mungkin disebut “Customer Maintenance” sedangkan software/module yang lain mungkin menyebutnya “Customer/Buyer Set-up” saja. Namun secara umum tehnis pengerjaannya sama saja, masukkan data customer di fields:

1. Customer Code: Dalam pengguanaan software/modul, setaip customer dibuatkan code, customer code biasanya auto-generated (dibuat secara automatis oleh system)
2. Customer Name: Masukkan nama perusahaan customer
3. Address (Street): Masukkan nama jalan/block dan nomor dimana kantornya customer berlokasi.
4. City: Masukkan nama kota dimana perusahaan customer berlokasi.
5. Zip Code: Masukkan kode post dimana perusahaan customer berada
   State (Provincy): Masukkan nama propinsi dimana perusahaan customer berada.
6. Country: Masukkan negaranya customer
7. Phone No: Masukkan nomor telephone kantornya customer
8. Email: Masukkan e-mail address perusahaanya customer

Disamping fields di atas, customer maintenance/set-up juga dilengkapi dengan field tambahan dibawah ini:

1. Contact Person: Masukkan nama orang yang bisa dihubungi di perusahaan customer
2. Phone No: Masukkan nomor handphone atau nomor ekstensi dari orang bisa dihubungi
3. Email: Masukkan email address orang yang bisa dihubungi.

For many reasons, ada saatnya dimana kita sebagai seller perlu dapat menghubungi seseorang dari pihak customer secara langsung jika ada kasus yang memerlukan kepetusan atau penanganan cepat dari pihak customer (buyer) sehubungan dengan pesanan yang kita terima. Biasanya orang tersebut dari management level yang memiliki wewenang yang cukup dalam pengambilan keputusan. Untuk itu pengisian terhadap field tambahan ini adalah penting (harus terisi).

Setelah customer set-up selesai dilakukan, maka proses input sales order sudah bisa dimulai. Stepnya sama saja dengan pembuatan sales order di excel sheet di atas, hanya saja dengan software, semua field tentunya telah tersedia. User tinggal memasukkan data yang diminta oleh software/modul.

Setelah sales order selesai di input, maka atas sales order yang telah di input perlu mendapat validasi dari atasan yang authorized. Jika sales order entry telah di approve, maka entry sudah bisa diupdate, lalu di export ke format yang bisa di attach ke email (i.e. crystal report, excel atau txt) untuk kemudian di kirimkan kepada customer.

Sales Order Control and Best Practice Tips

[1]. Access Level Capability

Pada saat memilih accounting software atau integrated financial information system pertama kalinya, pakailah system/software access level management supported, system yang memungkinkan untuk mengatur level access bertingkat, sehingga pemisahan fungsi secara horizontal maupun tingkat otorisasi secara vertical bisa diatur. Saya rasa sebagian besar accounting software/system dewasa ini sudah memiliki kemampuan seperti ini, tetapi mungkin juga tidak sedikit yang belum.

[2]. Online Payment System Module

Pada saat memilih accounting software atau FIS terintegrasi, pilihlah software atau system yang memiliki modul “Online Payment System”, walaupun saat ini mungkin belum anda butuhkan, tetapi kedepan, flexibility dalam pembayaran akan menjadi competitive factor yang semakin tinggi demand-nya dalam dunia business. Di global market seperti saat ini (dan yang akan datang) system pembayaran conventional sudah semakin ditinggalkan, cut-off waktu transfer, carrying fund cost, menandatangani lembar-lembar check, mengirimkan orang ke bank untuk antri berjam-jam, semakin diyakini sebagai useless activities yang tidak memberikan value added bagi siapapun. Sehingga dimasa masa yang akan datang akan smekain dikurangi, dan jawabannya adalah “Online Payment System”.

Online payment system mungkin akan menyediakan berbagai pilihan system pembayaran: mulai dari credit card authorization and settlement, integrated net banking system. Semua itu sebaiknya terintegrasi dengan baik di dalam system informasi keuangan (read: accounting software). Jika ada accounting software yang belum terintegrasi seperti itu, percayalah, dia tidak akan bisa bertahan hingga 5 tahun ke depan.

(Mengenai cara memilih accounting software yang sesuai, anda bisa membaca tips lengkapnya di: How to Choose The Right Accounting Software/system)

[3]. Credit Record System

Jika ada penjualan yang menggunakan pembayaran memakai credit card, maka sebaiknya accounting software anda (khususnya customer maintenance/set-up) hendaknya menyediakan field ”Credit Card Supplement Panel” yang menyertai field lainnya. Di dalam credit card panel, biasanya mengandung informasi-informasi: credit card number dan epiration date-nya.

Supplement panel ini akan menjadi sangat effective jika disertai oleh ”Credit Limit Reminder” yang akan memunculkan alert jika ada customer yang telah melewati batas credit limitnya di input pada saat melakukan sales order entry.

Menu lain yang tak kalah pentingnya adalah ”Customer Memo” yang memungkinkan user untuk memasukkan catatan-catatan penting sehubungan dengan proses pembayaran customer (i.e.: sekali waktu mungkin credit card settlement tertolak, sekali waktu mungkin ada kasus NSF=Not Sufficient Fund muncul pada saat staff melakukan credit card settlement.

Semua itu dimasukkan ke dalam customer memo yang akan menjadi historical record per customer. Feature-feature ini akan sangat berguna nantinya jika management hendak melakukan ”credit Checking” maupun ”Customer Ranking/benchmarking”.

Apakah Financial Information System (Accounting Software) yang anda gunakan memiliki capability seperti itu? Jika tidak, bersiap-siaplah untuk re-invest lagi dalam 2-5 tahun ke depan

[4]. Assign to Middle Up Level Management Access Only For Customer Maintenance

Jika FIS (Financial Information System) yang dipakai memungkinkan untuk pengaturan otorisasi bertingkat, sebaiknya Top Management (Financial Controller or CFO) membuat setting agar menu “Customer Maintenance” atau “Customer Set-Up” hanya bisa di-access oleh management level yang memiliki kapasitas yang cukup (middle up level or key staff yang dipercaya).

You ask me “Why?”

Customer record detail mengandung informasi-informasi yang sangat sensitive mengenai customers, dimana informasi sensitive ini sebaiknya hanya diketahui oleh key staff atau middle up management level yang telah teruji skill, ethic dan attitudenya di dalam menjaga kerahasiaan semacam ini. Jika tidak, mungkin hal-hal berikut ini akan terjadi:

1. Data pelanggan dicuri oleh staff yang tidak bertanggung jawab untuk keperluan pribadinya.
2. Jika ada data customer yang mengadung credit card number, sangat mungkin credit customer dibobol. “You are in deep sushi” (Istilahnya Guy Kawasaki ).

[5]. Assign Sales Order Entry Process to a high skilled staff only

Saya berani mengatakan bahwa “Customer Set-up dan Sales Order Entry adalah hulu dari semua administrasi operasional perusahaan”. So, sales order entry harus dikerjakan oleh seorang key-staff (administrator) yang telah teruji tingkat accuracy-nya.

[6]. Provide sufficient procedure and check list for sales order entry process

Pun demikian, tetap dibutuhkan entry procedure and checklist yang telah teruji dan terverifikasi dengan baik juga. Salah dalam sales order entry akan mengakibatkan banyak kesalahan-kesalahan berantai untuk proses-proses selanjutnya: purchase order, bill of materials, inventory valuation, akan salah semua. Those are huge financial disaster!

[7]. Price Verification

Salah satu step dalam sales order entry yang sering lupa dilakukan oleh staff adalah: price verification. Staff memasukkan unit price barang mengikuti purchase order yang diterima begitu saja, tanpa membandingkannya dengan “Item Master File” yang mengandung initial price barang. Jika ditemukan perbedaan unit price antara purchase order dengan item master file (harga aslinya), maka staff hendaknya langsung memverifikasinya ke account executive atau account officer yang menangani customer tersebut. Jikapun account officer confirm bahwa deal harga memang berubah, maka sales order entry untuk item ini harus disertai notes khusus yang nantinya akan menjadi perhatian financial controller pada saat melakukan pemeriksaan sales order.

So, sudah pasti point ini harus masuk di dalam procedure and check list sales order entry process.

[8]. Pre-validation verification

Sebelum sales order di mintakan validasi atau di printout untuk ditandatangan oleh petugas yang diberi wewenang, biasakanlah untuk selalu memeriksa ulang, bandingkan dengan purchase order yang diterima dari customers. Jika sudah benar, maka bisa dimintakan validasi atau di printout untuk dimintakan tanda tangan. Management hendaknya memastikan bahwa langkah akhir ini juga telah masuk ke dalam procedure and check list

That is all “SALES ORDER HACKS” I know so far. Jika ada yang memiliki pendapat, pandangan, pengalaman atau pertanyaan seputar sales order, silahkan share di sini, tulis komentar di ruangan yang telah di sediakan dibawah ini. Up-coming post: Untuk rekan-rekan yang belum memiliki sales order software/module, I am going to share you a nice tool “SALES ORDER SOFTWARE” dan “Sales Order Excel Template”. Dan seperti biasanya, TOOL INI GRATIS untuk anda download. Jika anda membutuhkannya atau tertarik untuk mencobanya, keep follow my post. I’ll be back with the tools very soon.