Accounting, Financial, Taxation

Credit is an indispensable catalyst in financing the movement of commerce. Its roots go fairly deep in time and are definitely as old as the concept of trade itself. Credit helps in production, distribution, selling, consumption and expansion. It helps smoothen the rough curve of seasonality of a seasonal business. It increases the immediate buying power of a consumer. But where there is good there may also be bad. Credit could mean a collapse due to Overbuying, Overexpansion or Overselling. Probably the single most important factor is the maintenance of proper cash flow in operating a successful business. Cash flow problems can be avoided by making sure that you administer and manage credit with financial prudence and get paid promptly for goods or services rendered. An uncontrolled growth in sales could result in an uncontrolled management of account receivables. The primary goal of a credit policy is to avoid extending credit to customers who are unable to pay their accounts.

A policy is a general course of action developed for recurring situations, designed to achieve established objectives.

We will examine the need and benefits of such a credit policy, the reasons for different approaches in various company, questions of how detailed or long a policy should be, and the need for supplementary procedures. We will then develop a sample policy, together with some specific procedures, which can be easily modified for your own company’s needs.

Kata “policy (kebijakan)“, bisa berarti sangat luas dan terdengar cenderung formal. Tapi ”policy (kebijakan)” yang akan saya bahas di sini adalah policy dari sudut pandang business practices. Kita tahu persis setiap perusahaan memiliki ”policy (kebijakan), procedure dan guidelines, no matter seberapa besar skala usahanya, mulai dari perusahaan perseorangan, persekutuan, PT. Terbuka, hingga conglomeration company. Tidak peduli apa bidang usahanya, di manapun.

Sebuah usaha yang sangat kecil, let’s say pedagang klontong di kampung, atau warung kopi di pinggir jalan, dalam menjalankan usahanya, disadari atau tidak, mereka sesungguhnya memiliki policy (kebijakan) serta procedure. Hanya saja, policy dan procedure mereka tanpa didahului study, analysis dan perancaan, dan yang paling pasti adalah “tidak tertulis”.

Meskipun dua perusahaan atau lebih sama-sama memiliki policy dan percedure, masing-masing mendefinisikan thus mengimplementasikan policy dan procedure yang berbeda. Lebih jauh lagi, sebagian dari kita, perusahaan mungkin mengharga bahkan mensupport akan adanya suatu policy maupun procedure, tetapi tidak bisa kita pungkiri bahwa policy sering berkonotasi negative yang dihubungkan dengan “birokrasi” maupun “aturan main yang tidak flexible”. Dan kalimat “Ini bukan policy perusahaan kami” adalah sebuah kalimat yang menegaskan kontasi tersebut kepada customer.

An Opportunity for the Company (Peluang bagi Perusahaan)

Ada beberapa (setidaknya mungkin empat) alasan mengapa perusahaan perlu memiliki “credit policy (kebijakan kredit), dan masing-masing dari alasan berikut ini adalah faktor yang akan meningkatkan productivity perusahaan (organisasi):

1. Tanggung jawab pengelolaan piutang (receivable) memerlukan ke-serius-an. Termasuk didalamnya adalah mengeliminir bad debt (piutang tak tertagih) dan meningkatkan cashflow. Saldo account receivable adalah salah satu asset perusahaan, bahkan bagi perusahaan pembiayaan (finance), mungkin sebagian besar asset perusahaan berada di account receivable. Jelas ini adalah salah satu alasan.
2. Policy (kebijakan) dapat memastikan consistency di department level. Dengan menulis apa yang yang diharapkan (dalam bentuk standard), standar perusahaan (whether in marketing, production or accounting and finance) akan membuat mereka (employee) sadar bahwa mereka punya goal yang harus dicapai.
3. Policy and procedure juga akan memberikan approach yang consistent kepada customers. “Decision making” menjadi fungsi yang berbasis logika dalam penentuan parameters. Hal ini akan dapat menyederhanakan proses keputusan yang fair bagi customers, sehingga pada akhirnya akan menumbuhkan trust.
4. Policy and procedure, akan memberikan pengakuan bagi credit (jika ada) atau AR department/section sebagai unit yang mandiri, yang akan menimbulkan loyalty ke dalam, sekaligus akan menjadi salah satu source yang bernilai strategis bagi upper management dan decision maker.

Begitu anda dapat melihat manfaat pentingnya pembuatan policy, maka anda akan dapat melihat betapa policy (kebijakan) adalah sebuah opportunity untuk meningkatkan productivity perusahaan (bukan sebaliknya: un-necessary bureaucracy!).

Why Policies Differ (Mengapa Kebijakan Credit Berbeda)?

Now, let’s talk about: mengapa suatu policy dan procedure berbeda baik dalam isi maupun panjangnya……?

Regarding length (Panjang): Suatu perusahaan mungkin policy –nya ditulis hanya beberapa paragraph saja, tetapi perusahaan lain mungkin berhalaman-halaman. Why? Ada kelebihannya masing-masing. Sebuah policy yang detail akan mengeliminasi keragu-raguan dalam pelaksanaannya. Hal penting, bahwa suatu policy hendakny atidak menimbulkan keraguan. Demikian juga procedure yang detail, begitu pegawai kehilangan arah, tidak yakin dalam menjalankan pekerjaanya, dia tinggal membuka policy and procedure, semuanya ada disana. Tentu saja ini sangat useful in positive manner. Tidak ada “grey area”. Pelan tapi pasti, consistency akan terpacapi.

Tetapi hati-hati, perlu disadari bahwa: policy and procedure yang begitu detail, akan membatasi creativity dan aktualisasi pegawai. Pegawai tidak akan bisa meng-ekspresikan dirinya karena segala sesuatunya telah diatur di dalam policy and procedure.

Dan kurangnya sosialisasi policy yang detail dan banyak, akan menimbulkan tekanan yang berlebih pada pegawai.

So how?

Okay, ada satu beberapa miss-perception di banyak kalangan mengenai procedure dan policy. Antara lain: policy and procedure seolah-olah sesuatu yang taboo untuk berubah. Saya tegaskan, NO!, policy subject to be changed! Policy justru supatutnya berubah. Berubah mengikuti rytme operasional perusahaan. Jika management melihat adanya suatu cara lain yang lebih effective, lebih productive, sekaligus memberikan kenyamanan bagi pihak-pihak yang akan melaksanakan tanpa menaikkan resiko bagi perusahaan, mengapa tidak? Policy dan procedure semestinay dirubah. Tentu saja diperlukan observasi, demonstrasi sebelum suatu jalan baru di adopsi atau menggantikan procedure yang telah ada. Itu bukan berarti policy boleh diubah oleh siapa saja, kapan saja mereka mau. Perubahan suatu policy adalah official.

Seperti telah definisi yang telah saya sebutkan di awal paragraph bahwa:

A policy is a general course of action developed for recurring situations, designed to achieve established objectives.

Artinya, policy atau kebijakan adalah aturan umum dari suatu tindakan. Artinya, policy boleh ditambahkan dengan suatu supplement, tetapi penambahan hendaknya dapat memperjelas “daily guidelines” atau memberikan penjelasan atas suatu langkah pekerjaan yang belum cukup dijelaskan di dalam policy yang telah ada.

Thus, perbedaan (isi, bentuk, panjang) policy antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain bisa disebabkan oleh berbagai factors termasuk: competitiveness of your industry, the location, profit margins, your company’s goals for market share, the company’s own cash requirements, production needs, or the size and culture of your firm.

Dari fakta ini, dapat kita yakini bahwa suatu policy and procedure bisa kita design untuk memenuhi kebutuhan perusahaan di dalam pencapaian goal-nya.

Atas dasar pemikiran ini, saya akan membrikan guidelines pembuatan suatu “CREDIT POLICY and PROCEDURE” standard yang nantinya bisa anda sesuaikan dan kembangkan mengikuti kondisi dan kebutuhan perusahaan anda.

Selanjutnya kita masuk ke main course…

Developing Your Credit Policy

In order to write a credit policy, there are at least six questions that you and your company must answer:

1. Apa misi perusahaan anda (What is company’s mission)?
2. Apa goal perusahan anda (What are company’s goals)?
3. Siapa yang bertanggung jawab khusus mengenai credit (Who has specific credit responsibilities)?
4. Bagaimana credit dievaluasi (How is credit evaluated)?
5. Bagaimana penagihan ditangani (How is collection handled)?
6. Bagaiamana (apa) term penjualan perusahaan anda (What are company’s terms of sale)?

Sebagai tambahan, mungkin anda ingin menambahkan beberapa policy untuk area lain disekitar credit (e.g.: reporting, ethics, quality, training, deductions, and credit interchange with other professionals).

Okay, selanjutnya kita akan mencoba membuat “Credit Policy”.

Bagaimana? Overwhelmed? please don’t. It’s easy indeed. A credit policy bukanlah science, it’s an art No, I am not kidding, it’s true, trust me. So let’s go on…

Pembuatan credit policy akan kita lakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas. Mungkin ada beberapa alternative jawaban yang akan saya sediakan untuk setiap pertanyaan tersebut. Itu artinya, saya mencoba memprediksi kemungkinanan-kemungkinan variasi yang bisa dibuat untuk menghadapi sistuasi yang berbeda. Anda tinggal memilih mana yang terbaik dan paling sesuai untuk perusahaan anda. Mungkin anda memiliki jawaban yang berbeda (karena perusahaan anda sangat specific), tentu saja anda bisa memodifikasi bahkan memakai jawaban anda sepenuhnya. So, dalam hal ini yang saya sampaikan hanyalah guidelines dan pattern (pola) yang bisa anda duplicate.

Caution!

Perlu saya ingatkan, untuk membuat credit policy (dan policy lain pada umumnya) anda perlu mendapat dukungan dan persetujuan formal dari manajemen perusahaan anda, terlebih-lebih dari marketing management. Karena bagaimanapun credit policy yang akan dibuat akan berpengaruh (seharusnya pengaruh positive) terhadap penjualan dan customer relationship. So hendaknya disyncronkan dahulu dengan marketing strategy yang ada. Credit policy harus memberi manfaat bagi semua pihak di perusahaan.

Nantinya, begitu semua pertanyaan terjawab, anda dapat mengabungkan jawaban-jawaban anda menjadi satu. Setelah tergabung, maka ”Credit Policy” anda sudah jadi!

Di akhir pembahasan nanti, saya akan berikan satu contoh credit policy.

Karena halaman sudah sangat panjang. Sepertinya saya harus break dahulu sampai disini. Pembuatan credit policy (kebijakan credit) akan saya lanjutkan di posting saya selanjutnya, coming very soon: Developing a Credit Policy. Segera akan saya post.

To ensure that company’s outstanding receivables are current, company need to construct a certain timeline for receivables collection. While timeline is important, company should keep copies of letters and note dates and times of phone calls in a file or on a note to the customer in a Central Customer Master File. In addition, I encourage these at company’s administrative level to review all invoices over 90 days old. Untuk memastikan piutang selalu current dan terkendali, perusahaan perlu menyusun jadwal penagihan yang standard diberlakukan untuk dilaksanakan oleh accounting staff atau collection (jika ada). Itulah satu-satunya cara untuk memastikan bahwa accounting staff atau collection selalu awas terhadap rekening-rekening piutang yang akan segera atau sudah jatuh tempo. Disamping itu data-data sehubungan dengan langkah-langkah penagihan (e.g.: tanggal dan nomor surat, print-out log telephone, nama penerima telephone, bukti penerimaan surat) sebaiknya dicatat dan diarsipkan di dalam folder account receivables master data. Hal ini akan menjadi bukti pendukung jika proses penagihan nantinya bermuara pada proses hukum di pengadilan.

Saya merasa perlu posting ini, karena penjadwalan tagihan piutang memiliki nilai strategis dalam penanganan piutang. Mengapa?

1. Kita akui saja, bahwa ketidak-tertagihan piutang sering berawal dari pihak kita sendiri (perusahaan yang memiliki piutang), yaitu: kurang disipilin di dalam melakukan penagihan, ke-tidak disiplin-an banyak disebabkan oleh budaya perusahaan yang memang kurang consistent, PLUS ketiadaan standard yang pasti mengenai prosedur dan penjadawalan penagihan yang bisa dijadikan patokan oleh collection staff (jika ada) atau accounting staff.  
2. Perlu disadari bahwa: naturally, setiap pihak cenderung menempatkan prioritas hak di atas kewajiban. Pemikiran seperti itu perlu kita asumsikan kepada semua customer, dimana semua customer (termasuk kita sendiri pada saat berposisi sebagai customer) cenderung menunda uang keluar dan mengejar uang masuk, walaupun paradigma seperti tidak selalu baik.

Berangkat dari pemikiran itu, maka jadwal penagihan (Collection Timeline) perlu disusun sedemikian rupa, sehingga bisa mengingatkan customer akan kewajibannya, di satu sisi, tanpa menimbulkan kesan seolah-olah customer adalah buronan yang dikejar-kejar oleh polisi. Sekaligus akan mendisiplinkan pihak kita sendiri sebagai pemilik piutang untuk melakukan penagihan secara teratur, terjadwal dan consistent, di sisi lainnya.

Penyusunan jadwal penagihan dibuat sedemikian rupa mengikuti pola, umur piutang dan tingkat ketertagihannya di masa-masa sebelumnya,  sehingga penjadwalan penagihan piutang mungkin akan berbeda-beda antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain

Berikut ini, saya posting Penjadwalan Tagihan Piutang (Timeline for Receivable Collection) hanya sebagai panduan dasar:

Step-1 (0-15 days): Bagian collection (jika ada) atau staff accounting sudah harus mengirimkan surat yang bernada simptik guna mengingatkan customer bahwa invoice telah jatuh tempo (Collection or accounting staff should contacts customer with a “friendly reminder letter”. This is intended to let the customer know that the invoice is past due).

Jika belum ter-realisasi…

Step-2 (16-30 days): Staff sudah perlu menghubungi customer lewat telephone. Hubungan lewat telephone ini dimaksudkan untuk mencari tahu mengenai penjualan dan barang yang dijual, atau kemungkinan alasan lain yang menyebabkan customer lambat dalam melakukan pembayaran (Staff should contacts customer by phone. This phone call is intended to enable the organization and the customer to identify and discuss any problems with the sale or merchandise or to identify reason for late payment).

Jika belum terbayar…..

Step-3 (31-45 days): Staff sudah harus mengirimkan surat tagihan yang disertai oleh berkas-berkas penjualan (Staff should contacts customer with Billing Letter and its sales enclosures).

Jika belum terbayar…..

Step-4 (46-60 days): Manager Keuangan atau Financial Controller harus sudah turun tangan langsung menghubungi customer melalui telephone untuk mengidentifikasi serta mencari tahu apakah customer sedang menghadapi masalah keuangan yang serius, serta menawarkan jalan keluar jika memungkinkan (A Manager or Financial Controller should contact customer by phone again to discusse and find out if customer has serious financial problem and try to offer a solution base on the figures).

Jika belum terbayar………….

Step-5 (61-75 days): Perusahaan sudah harus mengirimkan surat tagihan lagi, sebagai peringatan kedua (Company should contacts customer with Billing Letter again as a 2nd reminder).

Jika belum terbayar…………..

Step-6 (76-90 days): Perusahaan sudah harus menghungi customer dengan surat resmi yang menyatakan bahwa: tindakan penagihan selanjutnya akan ditangani oleh pihak ketiga (collection agency/attorney). Hal ini dimaksudkan untuk memberikan kesempatan final kepada customer untuk memenuhi kewajibannya (membayar hutang) sebelum proses penagihan diserahkan kepada pihak ketiga yang dimaksudkan (Company should contacts customer with official—collection—agency (or attorney) letter. This is intended to give the customer one last opportunity to pay prior to turning the invoice over to a collection agent or attorney).

Catatan: (0-15) dan seterusnya adalah hari setelah tanggal jatuh-temponya piutang.

Dalam kasus-kasus tertentu, in-house collection sudah tidak effective lagi untuk dilakukan, so menggunakan agency collection atau attorney sangat mungkin diperlukan. Dewasa ini, corporate yang business-line-nya berbasis credit (bank, finance/pembiayaan maupun institusi non-keuangan) telah terbiasa menggunakan jasa tetap agency atau attorney atau kedua-duanya, bahkan yang sudah memeiliki divisi atau bagian khusus yang memanage penagihan-pun masih perlu menggunakan jasa collection agency atau attorney.

Setelah melewati 90 hari, proses penagihan sebaiknya telah diserahkan kepada agen penagihan atau pengacara. Focus perusahaan sudah harus dipindahkan kepada penanganan customer yang lain. Sudah pasti agency collection atau attorney masih akan berkoordinasi dengan pihak perusahaan. Tentu saja data piutang dan arsip yang berkaitan dengan langkah-langkah penagihan yang telah dilakukan seperti yang saya telah sampaikan diawal mungkin akan diminta untuk dipelajari.

Karena “Timelines for Receivables Collection” saya maksudkan hanya sebagai contoh dalam membuat jadwal penagihan piutang. Maka posting ini saya focuskan pada penjadwalan dan step-step proses penagihannya saja, tanpa membahas aspect lainnya. Saya akan posting artikel lain khusus mengenai penanganan bad debt dari berbagai aspect. Mudah-mudahan ini bisa menjadi supplement yang bermanfaat. Seperti biasa, segala masukan, pendapat constructive sangat saya harapkan. Atau mungkin ada yang memilki pengalaman mengenai penagihan piutang? bisa disharing di sini. Silahkan tulis komentar.

The most common situation in which a control point is needed for payroll is when an innocent error is made in the processing of a transaction. For example, a payroll clerk incorrectly calculates the number of hours worked by a nonexempt employee, resulting in a paycheck that is substantially larger than would normally be the case. That is one example only, in fact, there are lots of issues and potential issues could arise in pay rolling process you should know. Itu hanya salah satu contoh saja, masih banyak lagi jenis kesalahan dalam penggajian yang berakibat pada kerugian perusahaan di akhir proses. Mulai dari kesalahan-kesalahan sepele yang tidak disengaja, hingga fraudulence (penyelewengan/penggelapan) yang memang telah direncanakan secara matang oleh pegawai yang tidak bertanggung jawab. Apa saja kesalahan-kesalahan lainnya yang biasa terjadi dalam proses penggajian? bagaimana melakukan pengendalian gaji secara effective? Bagaimana model-model praktek penggelapan yang dilakukan terkait dengan penggajian? Bagaimana mencegahnya?

Itu semua penting dan wajib anda ketahui sebagai orang accounting, terlebih-lebih jika anda sudah berada di management level. Saya akan paparkan mengenai issue ini, mulai dari menghindari kesalahan-kesalahan kecil (yang mungkin selama ini anda anggap seepel) hingga mencegah model-model penggelapan dalam penggajian.

Besar harapan saya, ini akan bisa menjadi panduan (guidelines) yang simple, dapat diaplikasikan dan menjadi salah satu best practice dalam meningkatkan performance anda di accounting atau di Human Resources Development.

Agar bisa menjadi panduan yang sederhana tetapi effective yet powerful, maka saya akan memberikan titik-titik kuncinya.

Controlling – a Short Overview

Errornous (kesalahan), sekalilagi kesalahan seperti yang disebutkan di preamble tadi (dan kesalahan-kesalahan lain baik dalam prosedur maupun transaksi pada umumnya) banyak terjadi karena 4 (empat) faktor umum dibawah ini:

1. Tidak tersedianya procedure yang lengkap, detail dan jelas mengenai suatu proses.
   Kurangnya trainning yang diberikan oleh pihak persahaan (yang dalam hal ini diwakili oleh line managers).
2. Kurangnya focus dari staff pelaksana (dalam proses penggajian tentunya accounting staff).
3. Kombinasi berbagai kelalaian yang tidak mendapat pengawasan yang cukup dalam proses penggajian (penghitungan dan pencatatan).

Mengapa ada kesalahan-kesalahan?

There can be an extraordinary number of reasons why a process and its transactional error arises. This can result in errors that are not caught and that, in turn, lead to the loss of corporate assets. Ya, ada banyak alasan yang terkadang even tidak masuk di akal bisa menjadi penyebab kesalahan yang tidak terdeteksi, yang pada akhirnya akan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Justru ketidak masuk akalan-nya lah yang membuat perusahaan atau management-nya tidak  bisa menangkap sinyal kesalahan tersebut.

Kuncinya: management team yang memahami proses inside out, prudent dan bisa berpikir outside of the box.

Jika anda benar-benar mendalami alur proses, analysis dan operasional sehari-hari yang terintegrasi dengan baik, saya yakin anda akan menemukan banyak errornous (kesalahan-kesalahan) yang terjadi setiap hari di dalam perusahaan. Jika anda tidak pernah melihat (menemukan) kesalahan dalam perusahaan, percayalah, itu tandanya anda belum berfungsi sepenuhnya karena kurangnya  pemahaman proses di dalam perusahaan secara terintegrasi mulai dari hulu hingga hilir. Masih perlu sering banyak keluar dari ruangan anda untuk melihat-lihat bagaimana suatu proses dilaksanakan. Tetapi jangan khawatir, disini kita bisa belajar bersama-sama, setahap demi setahap, sedikit demi sedikit.

Kembali ke topic….

Controls (pengawasan) bertindak sebagai  review points  di area-area dimana kesalahan biasa terjadi. Hal ini bisa dilakukan dengan melakukan review secara berkala terhadap procedure (termasuk flowchart-nya) dan membandingkannya dengan pelaksanaan  sesungguhnya  yang telah dilakukan atau sedang berlangsung.

 
Control and Efficiency

Saya mengerti, membuat sutau system pengawasan (controlling system) adalah tidak mudah dan berakibat pada cost yang tidak sedikit juga (tergantung business scale anda tentunya). Mulai dari waktu yang habiskan untuk mendevelope suatu procedure, materi dan peralatan yang dibutuhkan, hingga sosialisasi, implementasi dan evaluasinya yang juga memakan waktu dan cost.

Apakah itu boleh menjadi alasan untuk membiarkan perusahaan tanpa procedure dan system pengawasan yang baik, lalu membiarkan kesalahan demi kesalahan, penggelapan demi penggelapan terjadi begitu saja dari waktu ke waktu? Tentu saja TIDAK BOLEH.

Kesalahan maupun penyelewengan (fraud) bisa terjadi dalam berbagai level, dalam berbagai intensitas. Jika perusahaan memang tidak sanggup menanggung cost atas pembuatan dan implementasi system maupun procedure, perusahaan bisa memilah-milah potensi error maupun penggelapan yang ada.

Untuk error dan fraud  yang dianggap tidak significant dan intensitasnya rendah, mungkin perusahaan bisa menerapkan procedure maupun system yang sederhana saja. Tetapi untuk area-area yang dianggap paling tinggi level dan intesitas error maupun penggelapannya, perusahaan tidak hanya perlu menerapkan procedure dan system yang ketat, melainkan perlu membuat design control system berlapis yang mampu menangkap setiap sinyal kesalahan maupun penggelapan pada setiap titik proses secara consistent tanpa ada celah untuk lolos dari pengawasan.

Jika perusahaan menggap pengawasan adalah kunci dari kesuksesan businessnya, thus a TOTAL CONTROL SYSTEM IS REQUIRED.

Perlu disadari, disamping akan ada direct cost atas pembuatan dan implementasi suatu control system, system yang dibuat juga dapat memperlambat statu process, thus bisa menurunkan productivitas.

Suatu control system hendaknya didesign sedemikian rupa sehingga dapat menjadi error dan fraud preventer yang effective sekaligus dapat menjadi support tools yang bisa mempercepat sutau proses.  Saya tahu itu, itu tidak mudah. Tetapi dengan pemahaman proses, kematangan dalam berpikir dan intelligence yang cukup akan bisa menghasilkannya.

Key Payroll Controls (Kunci Pengendalian Gaji)

Type control penggajian bervariasi anatar satu perusahaan dengan perusahaan yang lain, akan tergantung pada jenis usaha, skala usaha dan jumlah pegawai. Dewasa ini banyak penggajian yang dilakukan secara out-source atau yang semi out-source (penghitungan oleh pihak perusahaan dan cash disbursement dilakukan oleh pihak bank).

Namum demikian, menurut pengalaman saya sebagai financial controller, pada dasarnya controlpenggajian kuncinya hanya ada 3, yaitu: Cash Advance, Payroll Check dan Payroll expense. Perlu disadari, ini semua adalah point-point pentingnya saja, perusahaan hendaknya melakukan review dan syncronisasi  yang comprehensive dengan system control perusahaan lainnya. Berikut adalah detailsnya:
 

[A]. Payroll Expenses.

Pada dasarnya control system yang dipergunakan untuk penggajian mencakup 2 (dua) hal: Menghindari (pencegahan) kelebihan bayar kepada pegawai yang memang ada, dan penghindaran penggelapan dengan menggunakan modus membayar kepada pegawai yang seolah-olah ada tetapi sebenarnya tidak ada.

Ada  beberapa tindakan systematis yang dapat menghindari hal tersebut terjadi, yaitu:

1. Lakukan verifikasi terhadap jumlah jam bekerja pegawai. Bisa jadi pegawai melakukan penambahan jam kerja di timesheetnya dengan harapan untuk memperoleh gaji/pembayaran sesuai dengan jam bekerja yang telah ditambahkan. Modus lainnya; meminta rekan kerjanya melakukan absensi ketika dia tidak masuk kerja. Ini biasa terjadi pada perusahaan yang belum menggunakan finger print atau eye scan sebagai piranti absensi.  So jika anda memiliki pegawai dalam cukup besar, menggunakan finger print  akan sangat membantu untuk mencegah modus penggelapan seperti ini. Saat ini sudah ada begitu banyak finger print yang dapat diperoleh dengan harga relatif murah (3 juta s/d 6 juta).
2. Selalu lah meminta approval untuk setiap daftar overtime (jam kerja lembur). Salah satu bentuk penggelapan yang sering dilakukan oleh karyawan adalah dengan cara melakukan login setelah jam kerja lalu log out setelah malam. Atau dengan menyuruh  rekan kerjanya (yang sedang overtime di hari yang sama). Terlebih-lebih jika perusahaan masih memakai kartu absensi sebagai piranti absensi. Satu-satunya cara untuk mencegah model penggelapan seperti ini adalah dengan cara: mensyaratkan agar semua overtime mendapat approval dari lines manager-nya masing-masing. Tidak boleh ada overtime tanpa approval dari lines manager. Dengan procedure ini, maka staff yang melakukan input overtime atau melakukan perhitungan overtime harus memastikan setiap overtime yang di input ke dalam system atau worksheet penggajian telah mendapat approval.
3. Meminta approval untuk setiap perubahan atas gaji/upah. Area berikutnya yang rentan terhadap kesalahan dan mark-up adalah elemen gaji itu sendiri. Yaitu dengan mengubah nilai gajinya menjadi lebih besar. Untuk mencegah hal itu, maka approval atas perubahan nilai gaji adalah mutlak.
4. Meminta approval untuk semua jenis potongan yang bernilai negative. Deduction bernilai negative bisa terjadi apabila perusahaan menerapkan kebijakan “funish-reward”. Apabila rewardnya lebih tinggi dari funishment-nya, maka deduction akan menjadi bersaldo negative. So, bagian ini pun sama rentannya untuk di mark-down sehingga menjadi bernilai negative.
5. Vacation and personal day-off system tracking and review. Jumlah cuti dan ijin berbayar yang diambil, hendaknya memiliki system tracking yang akurat. Salah satu cara yang paling sederhana yang bisa diterapkan adalah dengan membuat folder-folder per nama karyawan yang berhak atas cuti atau ijin berbayar. Biasanya jumlah ini prosentase-nya tidak banyak. Tetapi justru staff-staff inilah yang paling memungkinkan untuk over-riding system. Untuk itu pihak yang authoritas agar selalu melakukan penelusuran dan review secara rutin setiap minggu agar pekerjaan review and tracking menumpuk menjelang tanggal penggajian. 
6. Issue checks directly to recipients. Untuk setiap check yang dibayarkan, hendaknya dibuka langsung atas nama karyawan yang menerima gaji (jangan tulis “bayarkan kepada: cash”). Seperti sudah saya sampaikan dibagian lain, bahwa salah satu modus yang biasa dilakukan dalam penggelapan uang gaji adalah dengan cara memasukkan nama karyawan yang sudah berhenti atau nama yang sesungguhnya tidak ada di daftar karyawan yang sebenarnya, dan checknya diuangkan sendiri oleh si pelaku. Dengan membuka check untuk nama yang jelas, maka kesempatan ini akan sulit untuk dilakukan. Jikapun dilakukan maka akan cepat tertangkap.
7. Issue lists of paychecks issued to lines manager. Menerbitkan daftar nama penerima gaji sebelum penggajian dilakukan adalah cara lain yang bisa diterapkan untuk mencegah modus penggelapan gaji yang sebelumnya. Dengan list yang diterbitkan, lines manager masing-masing kemungkinan besar akan bisa menangkap jika ada penambahan nama yang seharusnya tidak ada (sudah tidak ada lagi), karena logikanya lines manager lah yang paling tahu nama-nama bawahannya.
8. Compare the addresses on employee paychecks. Selalu bandingkan antara alamat karyawan yang tercantum di daftar gaji, si check stub (bonggol check) dan alamat yang ada karyawan yang di HRD.
9. Obtain computer-generated exception reports. Ini adalah garda akhir control system yang akan memfilter jenis-jenis kesalahan (erroneous) maupun fraud (penggelapan) jenis di atas.  Jika penggajian menggunakan software, maka software hendaknya dapat diset untuk memasukkan kondisi tertentu yang dapat memberi (mengirimkan) signal, alarm atau reminder kepada financial controller atau pihak yang diberi otoritas untuk setiap perubahan data (input) yang tidak sesuai default.

[B]. Employee Advances.

Tidak jarang pegawai minta cash advance (di Indonesia biasa disebut cash bon) kepada perusahaan.  Sangat mungkin pegawai accounting atau staff yang melakukan penghitungan gaji tidak melakukan cash advance tracking secara benar. Jikapun melakukan tracking, sangat mungkin tracking dilakukan dengan tidak akurat. Untuk mencegah hal itu, perlu dilakukan langkah-langkah berikut ini:

1. Lakukan review berkala terhadap cash advance ledger. Mengirimkan reminder kepada pegawai yang menerima cash advance bahwa cash advance-nya sudah akan jatuh tempo. Reminder perlu dikirimkan karena pada dasarnya pegawai yang menerima cash advance biasanya dalam posisi kesulitan dana, untuk itu perlu diingatkan mengenai kewajibannya.  Akan lebih bagus lagi jika perusahaan menerapkan  sistem pemotongan otomatis pada saat gajian berikutnya. Dalam hal perusahaan menerapkan kebijakan potong langsung pada saat gajian, maka control system diset untuk memastikan bahwa cash advance sudah masuk di dalam perhitungan gaji setiap bulannya. Untuk cash advance yang dibayar secara dicicil (instalment) maka cash advance review dilakukan untuk memastikan saldo cash advance setiap orang telah sesuai.
2. Memastikan setiap cash advance telah mendapat approval (persetujuan) dengan semestinya dari pihak yang diberikan otoritas. Jika ditemukan ada cash advance tanpa approval yang semestinya, maka harus dilaporkan kepada  atasan (Chief accounting dan Financial controller) untuk mendapat penanganan lebih lanjut.

 
[C]. Payroll Checks.

Dalam hal  pembagian gaji dilakukan oleh perusahaan sendiri (tidak out-sourcing), maka perlu melakukan control terhadap payroll check. Mulai dari buku checknya itu sendiri, tempat penyimapana check, stempel perusahaan hingga tanda tangannya. Dalam hal pembagian gaji dilakukan secara out-sourcing, maka control diterapkan dengan melakukan bank reconciliation seyelah proses penggajian dilakukan. Dalam hal penggajian dilakukan dengan transfer langsung ke rekening setiap pegawai, maka check control tidak perlu dilakukan (karena memang tidak ada check yang diterbitkan untuk keperluan penggajian). Berikut adalah check control yang perlu dilakukan:

1. Sediakan buku check khusus untuk penggajian saja, dengan nomor serie yang tidak terputus. Hal ini akan mempermudah proses audit nantinya.
2. Lakukan control terhadap persediaan buku check.  Selalu periksa nomor serie check, dan bandingkan antara check stub dengan buku catatan pengeluaran check. Tempat peyimpanan buku check hendaknya sebuah brankas yang hanya bisa di access oleh pihak yang authorized saja. Jika tidak, maka penggelapan sudah di depan hidung.
3. Lengkapi piranti kemanan pada persediaan buku check. Dengan kecanggohan technology saat ini, buku check bisa dipalsukan dengan mudah. Ada satu feature yang sangat bagus untuk mencegah model tindak pnggelapan seperti ini, yaitu dengan meminta buku check yang jika di copy (digandakan) hasil duplicate-nya akan automatis menghasilkan logo (semacam tanda) “void check” atau micro printing yang sulit untuk di copy atau di produksi. Cara lainnya adalah dengan meminta icon khusus di lembar check yang bisa diberikan tanda yang dijelaskan di belakang check, dimana hanya pihak yang authorized yang mengethui code tersebut.
4. Amankan Stempel check. Pastikan stempel check disimpan di tempat yang tak kalah amannya dan terpisah dari buku check. Jika tidak, maka bersiaplah mengahadapi penggelapan. Control signature plates.  Idealnya stempel check dipegang oleh financial controller, atau pihak yang diberikan authorized untuk itu, dilengkapi oleh log document yang berisi catatan mutasi pengambilan dan pengembalian stempel setiap awal dan akhir jam kerja kantor.
5. Biasakan untuk tidak menyisakan ruang kosong pada field penulisan check. Jika tulisan angka maupun keterangannya lebih pendek dari ruangan yang tersedia, maka sisa ruang yang tersisa hendaknya dicoret hingga tidak ada ruang yang tersisa. Hal ini untuk mencegah penambahan digit angka maupun keterangan pada check. Tentu saja ini juga berlaku dalam penulisan check penggajian.
6. Check void tidak cukup hanya diberikan tulisan “Void” saja, tetapi harus di multilated (digunting kecil hingga berlubang). Mungkin ada diantara anda yang belum menyadari bahwa void check bisa di retrieve dengan alat canggih tertentu (dengan zat kimia tertentu, tinta pena bisa hilang tanpa bekas) dan check void bisa diuangkan. Sangat bahaya bukan?.
7. Review check-check yang tidak (belum) di uangkan/diserahkan, cari tahu mengapa check-check tersebut belum diuangkan. Mengapa? Karena check yang belum dibagikan (diuangkan) biasanya dibuat untuk nama karyawan yang sesungguhnya sudah tidak ada di perusahaan (telah resign). Hal ini biasa terjadi pada perusahaan-perusahaan yang memiliki jumlah karyaawan yang besar (500 orang lebih), hal itu biasanya dilakukan dengan melihat kelemahan catatan karyawan berhenti atau memanfaatkan keterlambatan update daftar karyawan.
8. Jika perusahaan mempercayakan penandatangan kepada non-board director level, maka update dan pemeriksaan specimen tanda tangan selalu diperlukan. Hal ini dimaksudkan untuk pencegahan tindakan penggelapan yang dilakukan dengan bersekongkol, lintas level. 
9. Perform bank reconciliation. Diantara semua tindakan pencegahan di atas, ini adalah control tools standard paling penting diperusahaan manapun yang menggunakan check atau transfer dalam melakukan pembayaran gaji.  Ini adalah alat penangkap kecurangan yang paling comprehensive diantara tool yang lain. Mengapa? Karena semua transaksi keuangan apapun bentuknya akan selalu terkait dengan in-outflow uang di rekening bank.

The preceding set of recommended payroll controls only encompasses the most common ones. These should be supplemented by reviewing the process flows used by a company to see if there is a need for additional (or fewer) controls, depending upon how the processes are structured. Thus, these controls should only be considered the foundation for a comprehensive set of controls that must be tailored to each company’s specific needs.