There is a lengthy list of reasons why a best practice implementation may not succeed, as noted in the following points. The primary reason for listing all of these causes of failure is not to discourage the reader from ever attempting a best practice installation. On the contrary, this allows one to prepare for and avoid all roadblocks on the path to ultimate implementation success.

Advertisement

 

Worth Mentioning: Rapid-Result Initiative (RRI)

A useful approach for dealing with many of the problems spotlighted is to use a “rapid-results initiative (RRI)”. An RRI is a mini-project intended to create results similar to a full-scale best practices project, but for a more limited area and within a very short time period. By undertaking an RRI, the project team can spot problems faster than would be the case with a major initiative, and then transfer its findings to the main project, thereby increasing the chances of success for the main project. In short, an RRI is designed to locate and correct pitfalls that could otherwise cause major problems for a full-scale best practices implementation.

Seperti telah disebutkan diawal bahwa implementasi best practice ada kalanya bisa gagal (saya pikir ini berlaku untuk rencana apapun), dan kemungkinan penyebabnya cukup banyak. Rapid Result Iniative (RRI) adalah sebuah project kecil yang dimaksudkan untuk membuat hasil yang sama dengan implementasi skala project secara keseluruhan yang nantinya dapat dijadikan tolok ukur keberhasilan implementasi penerapan best practice secara keseluruhan. Bisa dikatakan trial project atau implementation trial. Tentunya, dengan percobaan implementasi pada skala yang lebih kecil, diharapkan team yang akan melaksanakan penerapan nantinya dapat melihat masalah-masalah serta hambatan-hambatan yang timbul DENGAN LEBIH CEPAT, dibandingkan jika langsung diimplementasikan untuk keseluruhan perusahaan. Dan dari percobaan penerapan diharapkan team memperoleh pelajaran mengenai bagaimana cara menerapkan best practice dengan lebih effective, baik itu dari contoh kesalahan maupun dari contoh keberhasilan yang dialami pada periode Rapid Result Initiative ini.

Anyway, sebentar lagi, kita akan bahas mengenai: faktor-faktor, kondisi-kondisi yang paling berpotensi menimbulkan kegagalan dalam penerapan accounting best practice…..

 

Why Best Practices Failed?

The various reasons for failure can be grouped into a relatively small cluster of primary reasons:

  1. The first is lack of planning, which can include inadequate budgeting for time, money, or personnel.
  2. Another is the lack of cooperation by other entities, such as the programming staff or other departments that will be impacted by any changes. The final, and most important, problem is that there is little or no effort made to prepare the organization for change.
  3. This last item tends to build up over time as more and more best practices are implemented, eventually resulting in the total resistance by the organization to any further change. At its root, this problem involves a fundamental lack of communication, especially to those people who are most impacted by change. When a single implementation is completed without informing all employees of the change, this may be tolerated, but a continuous stream of them will encourage a revolt.

 

Meskipun telah disebutkan faktor-faktor penyebab kesalahan secara umum (kelemahan perencanaan serta budgeting, kurangnya kerjasamasa dari elemen perusahaan, dan tidak adanya komunikasi dan koordinasi), perlu saya post daftar penyebab kegagalan accounting best practice yang telah pernah terjadi sampai sejauh ini (untuk dapat dihindari) :

 

[A]. Lack Of Top Management Support

If a project requires a large amount of funding or the cooperation of multiple departments, it is critical to have the complete support of the top management team. Support dari top management adalah pra-syarat kondisi paling pertama yang harus dipenuhi. Tanpa dukungan yang cukup dari top management level, bisa dipastikan implementasi best practice tidak akan pernah bisa dijalankan. Seperti diketahui, bahwa setiap eksekusi suatu project akan mengkonsumsi dana, waktu serta tenaga. So, adalah tidak mungkin untuk melaksanakan best practice tanpa adanya dukungan yang cukup dari top management.

 

[B]. Inadequate Preparation of The Organization

Communication is the key to a successful implementation. Kurang (tidak ada) nya komunikasi yang cukup mengenai “apa yang terjadi dalam perusahaan” akan menimbulkan rumor (gossip). Rumor semacam ini dapat membangun antipati, bahkan dapat mengurangi kerjasama dari pekerja (pihak) yang selama ini telah bekerjasama. Untuk dapat menghindari masalah seperti ini, sebaiknya management mengkomunikasikan mengenai rencana perusahaan menerapkan best practice. Komunikasi perlu dibangun tidak hanya dengan manager-manager atau key-staff yang akan terkena pengaruh perubahan, tetapi termasuk element perusahaan secara keseluruhan.

 

[C]. Lack Of Planning

A critical aspect of any project is the planning that goes into it. Tanpa rencana yang memadai, mustahil dapat mengalokasikan dana, jumlah personel yang dibutuhkan, lamanya waktu yang diperlukan, sehingga mustahil juga untuk dapat melakukan evaluasi dan pengawasan. Sebaliknya, dengan perencanaan yang baik, akan sangat membantu memuluskan pelaksanaan best practice yang ingin di implementasikan, dan kesuksesan tersebut akan menyebabkan reputasi project manager menjadi meningkat, yang pada akhirnya akan memperoleh alokasi dana yang lebih besar tentunya.

 

[D]. Intransigent Personnel

A major cause of failure is the employee who either refuses to use a best practice or who actively tries to sabotage it. Type orang (pihak) seperti ini mungkin memiliki kepentingan yang begitu besar untuk tetap menggunakan system (procedure) lama, atau karena tidak menyukai suatu perubahan (secara umum), atau pernah mengalami clash dengan salah satu anggota team yang akan meng-eksekusi rencana penerapan perubahan ini. Dalam situasi seperti ini, tidak ada cara lain selain memindahkan pihak (staff / manager / pegawai / pekerja) type ini ke bagian atau daerah dimana tidak berhubungan langsung dan tidak terpengaruh langsung oleh penerapan best practice yang rencananya akan diterapkan. Jika usaha ini gagal, maka hampir bisa dipastikan implementasi best practice akan gagal secara keseluruhan.

 

[E]. Lack Of Control Points

One of the best ways to maintain control over any project is to set up regular review meetings, as well as additional meetings to review the situation when preset milestone targets are reached. Meeting berkala untuk mereview pelaksanaan best practice ini, hendaknya didesign sedemikian rupa untuk dapat:

  1. Melihat perkembangan penerapan
  2. Mendiskusikan setiap permasalahn yang timbul atau yang perlu di antisipasi
  3. Mebahas sejauh mana relevan atau tidaknya atas antisipasi masalah yang telah didesign sebelumnya

Tanpa control model semacam ini, besar kemungkinan akan muncul masalah yang tidak terantiasipasi dengan baik.

 

[F]. Lack Of Funding

A project can be canceled either because it has a significant cost overrun that exceeds the original funding request or because it was initiated without any funding request in the first place. Kita tahu persis, bahwa setiap implementasi sesuatu yang baru diperusahaan akan menghabiskan sejumlah dana. Entah karena dana yang dibudgetkan tidak menucukupi atau karena memang implemenasti berjalan tanpa perencanaan dan budgeting yang memadai, besar kemungkinan akan menelorkan kegagalan.

 

[G]. Lack Of Post-Implementation Review

Though it is not a criterion for the successful implementation of any single project, a missing post-implementation review can cause the failure of later projects. Ini berpengaruh apabila implementasi dilakukan secara bertahap. Review pasca rampunya project tahap pertama sangat diperlukan untuk mensukseskan tahap berikutnya.

 

[H]. Lack Of Success In Earlier Efforts

If a manager builds a reputation for not successfully completing best practices projects, it becomes increasingly difficult to complete new ones. Masih seputar masalah reputasi team (terurama project manager) pada project-project sebelumnya. Jika project manager atau team yang diserahi untuk meng-eksekusi rencana ini adalah seorang project manager atau team yang banyak mengalami kegagalan historical, kecil kemungkinan pelaksanaan best practice akan berhasil. Demikian sebaliknya.

 

[I]. Lack Of Testing

A major problem for the implementation of especially large and complex projects, especially those involving programming, is that they are rushed into production without a thorough testing process to discover and correct all bugs that might interfere with or freeze the orderly conduct of work in the areas they are designed to improve. Tidak ada hal yang lebih berbahaya dibandingkan pemasangan suatu system yang samasekali tidak di-test terlebih dahulu. Buru-buru mengejar complation date (time) adalah salah satu potensi kegagalan yang tidak kalah besarnya dengan faktor yang lain.

 

[J]. Relying On Other Departments

As soon as another department’s cooperation becomes a necessary component of a best practice installation, the chances of success drop markedly. Hal yang mungkin tidak disadari adalah, mulai adanya keterlibatan manager departemen lain dalam implementasi. Meningkatkanya campur tangan manager department lain akan timbul seiring dengan meningkatkany kerjasama bagian lain yang telah diperoleh. Mengapa ini potensi gagal? Karena sudah pasti komitment manager bagian lain untuk mensukseskan implementasi accounting best practice tidak akan sebesar commitment dari financial dan accounting manager. So keterlibatannya hanya akan membuat focus implementasi menjadi buyar. Perintah-perintahnya, petunjuk-petunjuknya sedikit banyak akan dipatuhi oleh anggota team yang nota bena-nya adalah berstatus bawahan. Dampak lain campur tangan manager bagian lain adalah terhadap kinerja staff di department-nya.

 

[L]. Too Many Changes In A Short Time

An organization will rebel against too much change if it is clustered into a short time frame. Perubahan besar-besaran dalam waktu yang singkat, terutama yang melibatkan banyak staff dengan berbagai job description berbeda adalah potensi kegagalan lainnya. Perubahan mendadak bersekala besar akan menimbulkan ke-kagetan, bahkan dapat menghambat operasional perusahaan dengan sangat significant. Hal ini tentunya bukanlah situasi yang menguntungkan. Untuk itu, perubahan hendaknya dibuat secara gradual, pelan tetapi pasti, tunjukkan hasil nyata yang lebih baik setelah accounting best oractice diterapkan. Kepercayaan dan kerjasama yang akan diperoleh akan terus meningkat seiring dengan keberhasilan demi keberhasilan yang telah dicapai secara bertahap.

 

[M]. Alterations To Packaged Software

A very common cause of failure is that a best practice requires changes to a software package provided by a software supplier. Setelah perubahan dibuat, tiba-tiba perusahaan menemukan adanya software baru release yang mengandung feature yang “wajib-punya”. Kewajib-punyaan feature sangat mungkin terpaksa harus menyingkirkan software yang selama ini telah di adaptasikan dengan penerapan best practice.

 

[N]. Custom Programming

A major cause of implementation failure is that the programming required to make it a reality either does not have the requested specifications, costs more than expected, arrives too late, is unreliable—or all of the above. Banyak best practices yang bertaut (linked) dengan tehnology mutahir terkini, dimana kegagalan mengadopsi tehnology yang dipersyaratkan banyak kemungkinannya, diantaranya: entah karena spesifikasi yang tidak sesuai, atau cost yang ditimbulkan terlalu tinggi, atau terlambat diterima atau bahkan karena tidak cukup bisa dihandalkan. Untuk menghindari kegagalan akibat adopsi tehnology tinggi semacam ini, sebaiknya perusahaan wait and see dahulu, menunggu hingga permasalahan tehnology ini terbukti bisa diatasi oleh perusahaan lain. Selanjutnya, untuk mulai menerapkannya bisa meminta bantuan dari mereka.