Connect with us

Sales Order

Sales Order (SO) and Its Tools

Published

on

Sales Order and Its ToolOn my previous post, we have talked about purchase order quiet much, but I have not receive any responses yet, neither about the purchase order software, I hope we have been on a better understanding about it already with considerable no issue. Now, lets put ourselves as company who receive a purchase order from customers (it could be companies or persons), so from our company side, a purchase order will be converted to generate a SALES ORDER. A Sales Order (SO) entry is the initial point at which a customer order enters a company. It is not only the creation of a sales order for distribution throughout the company, but also a number of additional steps: verifying the existence of the customer, ensuring that there is sufficient inventory on-hand to fill the order, and verifying pricing and related order terms. The questions are: what is a sales order? Why company need to make a sales order? How to make a sales order? How to control a sales order entry? Or in short words WHAT HACKS OF A SALES ORDER?.

Okay, sekarang kita akan memposisikan diri kita sebagai pihak perusahaan yang menerima pesanan (purchase order) atau pembelian dari customers (bisa jadi perusahaan atau perseorangan). Apa yang akan kita lakukan setelah menerima pesanan? Jawabannya adalah membuat sales order. Pertanyaannya adalah: apa itu sales order?, mengapa perusahaan perlu membuat sales order?, bagaimana cara membuatnya? Bagaimana caranya melakukan control (pengendalian) terhadap input sales order? itulah topic yang akan saya bahas di posting kali ini. Dan seperti judul posting ini, saya juga akan memberikan anda tool berupa SOFTWARE (module) SALES ORDER, a stand-alone tool that you can utilize for easier works when handling a sales order.

Advertisement

 

What is Sales Order?

Sales Order entry is the initial point at which a customer order enters a company. So, pada dasarnya, sales order adalah a commercial document yang di pergunakan oleh perusahaan untuk menyatakan kesanggupannya untuk mengambil (mengerjakan) sebuah pesanan barang atau jasa dari customers, sekaligus sebagai perintah kepada bagian lain untuk menyiapkan barang/jasa yang dipesan oleh customers.

 

Why do company need to issue a Sales Order?

Bisa dikatakan bahwa setiap perusahaan pasti menangani pesanan dari customers, setuju? Tidak peduli apakah itu perusahaan manufactur, jasa, dagang, media, finance and banking, hotel and restaurant, apapun bidang dan klaisifikasi usahanya, pasti menangani suatu pesanan. Karena tanpa pesanan (permintaan), artinya perusahaan dalam kondisi no business, no business meant no activities, no activities meant no company, isn’t it?

Mengapa perlu membuat Sales Order, bukankah nanti toh penjualan baru akan diakui pada saat barang diserahkan, dimana perusahaan bisa menerbitkan invoice sebagai bukti atas penjualan? Good questions!

 

Sales Order From The “Trade Law” Perspective

Atas suatu purchase order (permintaan/pesanan) yang diterima dari customers, perusahaan perlu memberikan confirmasi kepada customer (pelanggan/si pemesan) bahwa perusahaan bersedia menerima order (pesanan) tersebut. Setiap customer (pelanggan) pasti mencoba untuk memperoleh kondisi barang/jasa serta service yang maksimal guna memperoleh return yang maksimal atas investasi (pembelian) yang dilakukannya, bukan? Akan tetapi, in most case, tidak setiap kondisi yang diminta oleh customers bisa kita penuhi, ada kondisi-kondisi yang pastinya tidak kita sepakati karena kondisi tersebut akan membebani, akan menimbulkan extra cost. Untuk itu pada saat berposisi sebagai penjual (seller) perusahaan perlu menyampaikan kondisi (term and condition) atas penjualan yang akan kita lakukan.

Even terkadang purchase order yang diterima kondisinya sangat sederhana, bahkan mungkin tidak ada kondisi khusus yang diminta di dalam purchase order yang diterima, sehingga sepintas lalu perusahaan sepertinya tidak perlu khawatir akan timbulnya extra cost (diluar barang/jasanya) itu sendiri. Akan tetapi perusahaan masih perlu berjaga-jaga, memberikan term and condition atas penyerahan yang akan dilakukan. Ada certain conditions yang perlu dipahami oleh customers, agar dikemudian hari tidak menimbulkan complain atau issue yang berbuntut pada “extra suprising cost” yang terjadi setelah barang/jasa diserahkan.

That is why companies need to issue a SALES ORDER. Term and conditions yang menyertai sales order akan melindungi perusahaan (pada saat berposisi sebagai seller), jika dikemudian hari terjadi perselisihan (sengketa) dagang.

 

Sales Order from Financial Control Perspective

Setiap pesanan dari customer, tentu harus dipersiapkan sebelum barang/jasa diserahkan (dikirimkan), tidak peduli apakah barang dalam kondisi available atau belum. Mempersiapkan dalam hal ini, bisa jadi membuat barang yang dipesan terlebih dahulu (jika barangnya memang tidak/belum available) atau barang telah ada tetapi perusahaan masih perlu memasukkan barang ke dalam kemasan (i.e.: carton box or plastic bag). Let’s say barang sudah terpacking, tetapi perusahaan masih harus mengeluarkan barang dari gudang, bukan? Semua aktifitas itu tergolong persiapan (preparation).

Telah sering saya sebutkan, bahwa setiap aktifitas di perusahaan akan menimbulkan cost (bahasa umumunya mungkin “biaya”), dan atas terjadinya suatu cost harus ada cukup reason mengapa cost itu timbul. So, dalam hal ini dibutuhkan alasan untuk menjawab pertanyaan “mengapa preparation cost itu timbul?, mengapa perushaan perlu membeli carton box? Mengapa perlu membeli plastic bag? Mengapa perlu membayar pegawai gudang? Mengapa perlu memabayar petrol?” jawabannya adalah KARENA ADA SALES ORDER

Conclussion: Jika kita simpulkan, SALES ORDER berfungsi ganda:

  1. Keluar, Sales Order adalah bentuk konfirmasi atas purchase order (pesanan) yang diterima dari customers.
  2. Kedalam, Sales Order adalah dasar pertimbangan (reason/alasan) dalam memberi perintah kepada semua element di perusahaan untuk menyiapkan lalu mengirimkan barang/jasa yang diminta oleh customers .

 

Next question is…

Who should prepare a sales order?

Jika Purchase Order diinput oleh bagian purchasing, sales order biasanya di input oleh bagian sales (marketing). Di perusahaan bersekala kecil dan menengah, sering kali tugas pembuatan sales order maupun purchase order ditangani oleh bagian yang sama, bisa accounting atau office administrator.

How To Prepare Sales Order

 

How To Prepare a Sales Order?

Jika perusahaan masih menggunakan system pencatatan manual, dan menggunakan buku (blanko dalam kertas) maka sudah tentu sales order ditulis tangan di blanko, atau mungkin perusahaan mengguanakan excel sheet, maka hal-hal yang perlu dimasukkan adalah:

  1. Date of Sales Order: Masukkan tanggal pada saat sales order diterbitkan.
  2. Sales Order No.: Masukkan nomor sales order.
  3. Item Code (if any): Masukkan Item code, mungkin ada mungkin juga tidak ada.
  4. Item Description: Masukkan keterangan barang/jasa yang dipesan, jika itu berupa barang maka biasanya disebutkan jenis barang, material/bahan baku pembuat barang, dan detail lainnya, makin lengkap keterangannya makin bagus. Catatan: yang menggunakan software kemungkinan jumlah character yang bisa dimasukkan terbatas, jika demikian maka masukkanlah keterangan yang paling penting saja.
  5. Specification: jika yang dipesan adalah jasa, mungkin yang dimasukkan adalah scoop jasa yang akan diserahkan, jika itu berupa barang maka sebutkanlah ukuran dan warna barang. Catatan: bisa juga antara size dan color dipsahkan kolomnya.
  6. Quantities: Masukkan jumlah barang yang di pesan, jika berupa jasa mungkin jumlahnya tidak perlu di isi.
  7. Unit Price: Masukkan harga satuan barang, jika berupa jasa mungkin bagian ini tidak perlu diisi.
  8. Amount: Masukkan total nilai pesanan
  9. Tax Withheld: Jika itu berupa barang, maka masukkan nilai PPN-nya, sedangkan jika berupa jasa maka masukkan nilai PPh Pasal 23-nya.
  10. Delivery Date: Masukkan tanggal penyerahan yang disepakati
  11. Term Of Payment: Masukkan termin pembayaran

 

Satu lembar sales order bisa jadi terdiri dari beberapa macam item barang atau jasa. Untuk maksud tersebut maka setiap jenis barang/jasa dimasukkan di baris yang berbeda. Ada baiknya perusahaan membuat template sales order, agar tidak perlu membuat sales order form setiap kali akan membuat sales order.

 

Sales Order Entry On Sales Order Software (Accounting Software)

Membuat (input) sales order di software (modul) sama saja dengan melakukan pengisian form sales order di excel sheet, yaitu dengan membuat input yang sama seperti yang telah saya sebutkan di atas, hanya saja dalam menggunakan modul atau software, sebelum sales order entry (input) dilakukan, bagian sales (marketing/accounting/administrator) harus membuat “Customer/Buyer Set-up” atau “Customer/buyer Registration”.

 

Customer/Buyer Set-up/Registration

Pada sebagian software/modul, menu customer set-up/registration mungkin disebut “Customer Maintenance” sedangkan software/module yang lain mungkin menyebutnya “Customer/Buyer Set-up” saja. Namun secara umum tehnis pengerjaannya sama saja, masukkan data customer di fields:

  1. Customer Code: Dalam pengguanaan software/modul, setaip customer dibuatkan code, customer code biasanya auto-generated (dibuat secara automatis oleh system)
  2. Customer Name: Masukkan nama perusahaan customer
  3. Address (Street): Masukkan nama jalan/block dan nomor dimana kantornya customer berlokasi.
  4. City: Masukkan nama kota dimana perusahaan customer berlokasi.
  5. Zip Code: Masukkan kode post dimana perusahaan customer berada
    State (Provincy): Masukkan nama propinsi dimana perusahaan customer berada.
  6. Country: Masukkan negaranya customer
  7. Phone No: Masukkan nomor telephone kantornya customer
  8. Email: Masukkan e-mail address perusahaanya customer

 

Disamping fields di atas, customer maintenance/set-up juga dilengkapi dengan field tambahan dibawah ini:

  1. Contact Person: Masukkan nama orang yang bisa dihubungi di perusahaan customer
  2. Phone No: Masukkan nomor handphone atau nomor ekstensi dari orang bisa dihubungi
  3. Email: Masukkan email address orang yang bisa dihubungi.

 

For many reasons, ada saatnya dimana kita sebagai seller perlu dapat menghubungi seseorang dari pihak customer secara langsung jika ada kasus yang memerlukan kepetusan atau penanganan cepat dari pihak customer (buyer) sehubungan dengan pesanan yang kita terima. Biasanya orang tersebut dari management level yang memiliki wewenang yang cukup dalam pengambilan keputusan. Untuk itu pengisian terhadap field tambahan ini adalah penting (harus terisi).

Setelah customer set-up selesai dilakukan, maka proses input sales order sudah bisa dimulai. Stepnya sama saja dengan pembuatan sales order di excel sheet di atas, hanya saja dengan software, semua field tentunya telah tersedia. User tinggal memasukkan data yang diminta oleh software/modul.

Setelah sales order selesai di input, maka atas sales order yang telah di input perlu mendapat validasi dari atasan yang authorized. Jika sales order entry telah di approve, maka entry sudah bisa diupdate, lalu di export ke format yang bisa di attach ke email (i.e. crystal report, excel atau txt) untuk kemudian di kirimkan kepada customer.

Credit Card Menu Set-up

Sales Order Control and Best Practice Tips

[1]. Access Level Capability

Pada saat memilih accounting software atau integrated financial information system pertama kalinya, pakailah system/software access level management supported, system yang memungkinkan untuk mengatur level access bertingkat, sehingga pemisahan fungsi secara horizontal maupun tingkat otorisasi secara vertical bisa diatur. Saya rasa sebagian besar accounting software/system dewasa ini sudah memiliki kemampuan seperti ini, tetapi mungkin juga tidak sedikit yang belum.

 

[2]. Online Payment System Module

Pada saat memilih accounting software atau FIS terintegrasi, pilihlah software atau system yang memiliki modul “Online Payment System”, walaupun saat ini mungkin belum anda butuhkan, tetapi kedepan, flexibility dalam pembayaran akan menjadi competitive factor yang semakin tinggi demand-nya dalam dunia business. Di global market seperti saat ini (dan yang akan datang) system pembayaran conventional sudah semakin ditinggalkan, cut-off waktu transfer, carrying fund cost, menandatangani lembar-lembar check, mengirimkan orang ke bank untuk antri berjam-jam, semakin diyakini sebagai useless activities yang tidak memberikan value added bagi siapapun. Sehingga dimasa masa yang akan datang akan smekain dikurangi, dan jawabannya adalah Online Payment System”.

Online payment system mungkin akan menyediakan berbagai pilihan system pembayaran: mulai dari credit card authorization and settlement, integrated net banking system. Semua itu sebaiknya terintegrasi dengan baik di dalam system informasi keuangan (read: accounting software). Jika ada accounting software yang belum terintegrasi seperti itu, percayalah, dia tidak akan bisa bertahan hingga 5 tahun ke depan.

(Mengenai cara memilih accounting software yang sesuai, anda bisa membaca tips lengkapnya di: How to Choose The Right Accounting Software/system)

 

[3]. Credit Record System

Jika ada penjualan yang menggunakan pembayaran memakai credit card, maka sebaiknya accounting software anda (khususnya customer maintenance/set-up) hendaknya menyediakan field ”Credit Card Supplement Panel” yang menyertai field lainnya. Di dalam credit card panel, biasanya mengandung informasi-informasi: credit card number dan epiration date-nya.

Supplement panel ini akan menjadi sangat effective jika disertai oleh ”Credit Limit Reminder” yang akan memunculkan alert jika ada customer yang telah melewati batas credit limitnya di input pada saat melakukan sales order entry.

Menu lain yang tak kalah pentingnya adalah ”Customer Memo” yang memungkinkan user untuk memasukkan catatan-catatan penting sehubungan dengan proses pembayaran customer (i.e.: sekali waktu mungkin credit card settlement tertolak, sekali waktu mungkin ada kasus NSF=Not Sufficient Fund muncul pada saat staff melakukan credit card settlement.

Semua itu dimasukkan ke dalam customer memo yang akan menjadi historical record per customer. Feature-feature ini akan sangat berguna nantinya jika management hendak melakukan ”credit Checking” maupun ”Customer Ranking/benchmarking”.

Apakah Financial Information System (Accounting Software) yang anda gunakan memiliki capability seperti itu? Jika tidak, bersiap-siaplah untuk re-invest lagi dalam 2-5 tahun ke depan 🙂

 

[4]. Assign to Middle Up Level Management Access Only For Customer Maintenance

Jika FIS (Financial Information System) yang dipakai memungkinkan untuk pengaturan otorisasi bertingkat, sebaiknya Top Management (Financial Controller or CFO) membuat setting agar menu “Customer Maintenance” atau “Customer Set-Up” hanya bisa di-access oleh management level yang memiliki kapasitas yang cukup (middle up level or key staff yang dipercaya).

You ask me Why?

Credit Card Record SystemCustomer record detail mengandung informasi-informasi yang sangat sensitive mengenai customers, dimana informasi sensitive ini sebaiknya hanya diketahui oleh key staff atau middle up management level yang telah teruji skill, ethic dan attitudenya di dalam menjaga kerahasiaan semacam ini. Jika tidak, mungkin hal-hal berikut ini akan terjadi:

 

 

  1. Data pelanggan dicuri oleh staff yang tidak bertanggung jawab untuk keperluan pribadinya.
  2. Jika ada data customer yang mengadung credit card number, sangat mungkin credit customer dibobol. “You are in deep sushi” (Istilahnya Guy Kawasaki 🙂 ).

 

[5]. Assign Sales Order Entry Process to a high skilled staff only

Saya berani mengatakan bahwa “Customer Set-up dan Sales Order Entry adalah hulu dari semua administrasi operasional perusahaan”. So, sales order entry harus dikerjakan oleh seorang key-staff (administrator) yang telah teruji tingkat accuracy-nya.

 

[6]. Provide sufficient procedure and check list for sales order entry process

Pun demikian, tetap dibutuhkan entry procedure and checklist yang telah teruji dan terverifikasi dengan baik juga. Salah dalam sales order entry akan mengakibatkan banyak kesalahan-kesalahan berantai untuk proses-proses selanjutnya: purchase order, bill of materials, inventory valuation, akan salah semua. Those are huge financial disaster!

 

[7]. Price Verification

Salah satu step dalam sales order entry yang sering lupa dilakukan oleh staff adalah: price verification. Staff memasukkan unit price barang mengikuti purchase order yang diterima begitu saja, tanpa membandingkannya dengan “Item Master File” yang mengandung initial price barang. Jika ditemukan perbedaan unit price antara purchase order dengan item master file (harga aslinya), maka staff hendaknya langsung memverifikasinya ke account executive atau account officer yang menangani customer tersebut. Jikapun account officer confirm bahwa deal harga memang berubah, maka sales order entry untuk item ini harus disertai notes khusus yang nantinya akan menjadi perhatian financial controller pada saat melakukan pemeriksaan sales order.

So, sudah pasti point ini harus masuk di dalam procedure and check list sales order entry process.

 

[8]. Pre-validation verification

Sebelum sales order di mintakan validasi atau di printout untuk ditandatangan oleh petugas yang diberi wewenang, biasakanlah untuk selalu memeriksa ulang, bandingkan dengan purchase order yang diterima dari customers. Jika sudah benar, maka bisa dimintakan validasi atau di printout untuk dimintakan tanda tangan. Management hendaknya memastikan bahwa langkah akhir ini juga telah masuk ke dalam procedure and check list

That is all SALES ORDER HACKS I know so far. Jika ada yang memiliki pendapat, pandangan, pengalaman atau pertanyaan seputar sales order, silahkan share di sini, tulis komentar di ruangan yang telah di sediakan dibawah ini. Up-coming post: Untuk rekan-rekan yang belum memiliki sales order software/module, I am going to share you a nice tool “SALES ORDER SOFTWARE” dan “Sales Order Excel Template”. Dan seperti biasanya, TOOL INI GRATIS untuk anda download. Jika anda membutuhkannya atau tertarik untuk mencobanya, keep follow my post. I’ll be back with the tools very soon.

2 Comments

2 Comments

  1. DWI

    Jul 9, 2008 at 1:30 pm


    [6]. Provide sufficient procedure and check list for sales order entry process

    Pun demikian, tetap dibutuhkan entry procedure and checklist yang telah teruji dan terverifikasi dengan baik juga. Salah dalam sales order entry akan mengakibatkan banyak kesalahan-kesalahan berantai untuk proses-proses selanjutnya: purchase order, bill of materials, inventory valuation, akan salah semua. Those are huge financial disaster!

    Pak Putra, Purchase Order bukankah berkaitan dengan pembelian tapi kok diatas tertulis merupakan proses lanjutan dari SO ya ? Trus kalo umpamanya kita bergerak dibidang minimarket/retail yang transaksinya langsung tanpa proses SO bagaimana melakukan control yang efektif ? Seringkali harga yang ada di database lupa diupdate sehingga harga yang tercantum saat barang dibeli merupakan harga lama (yang notabene lebih murah = rugi). Thanks B4 !!-DWI-

    • Putra

      Jul 9, 2008 at 4:34 pm

      @DWI – Sorry for the confussion caused. You should not if you read them carefully. But let me explain……Basically every company have two main activities: yaitu di satu sisi dia menjual, di sisi lainnya dia juga membeli. Setiap perusahaan memiliki customer di satu sisi, dan memiliki supplier di sisi lainnya. Have I just put another confussion ? 😛 Let’s make one example: ada 3 perusahaan yang terlibat dalam transaksi membeli dan menjual, yaitu PT A, PT B dan PT C. Kita mulai dari PT. A membeli barang dari PT.B, so PT A menerbitkan sebuah Purchase Order kepada PT.B, lalu PT.B menerbitkan Sales Order untuk dikirimkan kepada PT.A sebagai confirmasi bahwa PT. B sanggup mengerjakan order dari PT A tersebut sesuai denga isi sales order yang baru saja diterbitkan. Selanjutnya, untuk mengerjakan order dari PT.A tersebut (yang mana sesuai dengan isi sales order), PT B perlu membuat barang, untuk membuat barang tersebut PT B perlu melakukan pembelian, bukan?, nah untuk melakukan pembelian, PT B perlu menerbitkan Purchase order untuk dikirimkan kepada suppliernya, yaitu PT C. Pembuatan PO yang akan dikirimkan ke PT C tersebut harus berpatokan pada Sales Order (menentukan raw material yang dibutuhkan, menentukan warna apa yang dibutuhkan, menentukan berapa jumlahnya, menentukan specifikasinya, dll). I hope it clarifies.

      Melakukan control dengan software tidak akan berjalan jika data base-nya sudah salah. istilahnya “garbage in-garbage out”. Yang perlu dibenahi berarti input datanya musti on time. Musti menjadi budaya management dan staff untuk segera ber-reaksi begitu ada sesuatu yang baru masuk ke system. Sesuatu yang baru dalam hal ini adalah “The new price”, system di sini adalah “the retail business”. Reaksi yang saya maskudkan disini adalah “re-confirm the new price with the seller (distributor or else), analyze if it is still in within workable for your business, if all yes, then go head with data base update SAMPAI TUNTAS, kalau bisa in the same day, kalau perlu lemburkan sampai pagi), no interruption, no postponement. Mengubah budaya memang tidak mudah, awal-walanya mungkin perlu semacam panduan, dan adalah selalu baik jika semua step tadi dimasukkan ke dalam procedure and check list standard”. If any failure arise, find out why?, until you can fix it for go. Jika ada karyawan yang bekerja diluar system (procedure), then you should plan to have a serious assessment for her/him. Itu lah essensi dari control.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.




Are you looking for easy accounting tutorial? Established since 2007, Accounting-Financial-Tax.com hosts more than 1300 articles (still growing), and has helped millions accounting student, teacher, junior accountants and small business owners, worldwide.

Trending