Connect with us

Career Center

How To Win negotiations – Tips and Tactics

Published

on

How To Win NegotiationsIn Accounting and financial fields, overcome with negotiation is as often as we go to office’s toilette. “Almost every hour”, what I really meant. Purchasing or renting equipments, office supplies, all will go through a negotiation stage before you finally on purchase decision. Another time, you may attempt to sale an old office’s computer for the office need brand new computers, you will be on negotiation stage before you finally sale them for success. If your company run with two currencies of fund, seems that you will be on daily negotiation with the banker every time you attempt to exchange or transfer the funds to another currency. If you are now in a small or medium enterprise, most likely all negotiation will go over your busy accounting’s desk.

Here are four ending schemes of a negotiation:

Advertisement

  1. Win Vs Lose
  2. Lose Vs Win
  3. Win Vs Win
  4. Lose Vs Lose

 

negotiation ending schemeWhich one is your top target?, I know every one will answer: “I win Vs he/she Lose”
Which one is your worst target?, I know every one will say: “ I Win Vs He/she Win”
Are Those an easy target?, unfortunately those are not.

So, now you know, in term with a negotiation, there are always the loser and the winner, either one or both. We don’t need to talk about being a winner; everyone knows how to celebrate it, neither want I talk about being a looser for I knew nobody wish to be the looser. What I am going to talk about is “How to win negotiations” either it’s a short or long run of negotiations.

Sengaja saya bahas ini, karena saya tahu ber-negosiasi sudah termasuk salah satu kegiatan utama di accounting and financial, terlebih-lebih jika saat ini anda bekerja di perusahaan kecil atau menengah, mungkin semua urusan bernegosiasi akan menjadi tugas anda. So, bisa dibilang, kesuksesan anda bernegosiasi akan menjadi salah satu ukuran utama dalam performance review (evaluasi kinerja) anda menjelang suatu promosi jabatan atau kenaikan gaji. Di sisi lain, saya juga tahu BELAJAR BER-NEGOSIASI TIDAK ADA SEKOLAHAN FORMALNYA. Even sampai anda di pasca sarjana-pun tidak ada yang namanya mata kuliah (pelajaran) khusus bernegosiasi. Kecuali anda ikut coaching atau workshops yang pasti bayarnya sangat mahal.

Jadi saya pikir, ini mungkin salah satu hal yang akan berguna untuk saya bahas, sebagai bagian dari “Accounting and Finance’s Career Development”. Semakin ke atas posisi anda semakin seringlah anda bernegosiasi, terlbih-lebih jika nanti sudah berada di posisi sebagai decision maker and policy maker. Tidak bisa ditawar, suka – tidak suka, bisa – tidak bisa anda akan dituntut untuk memenangkan negosiasi demi negosiasi. Entah bernegosiasi dengan suppliers, customers, pihak bank, karyawan, assosiasi, kantor pajak, pemda setempat, notary, dan masih banyak calon opponent anda lainnya.

Jika saat ini anda pikir semua negosiasi akan berada di marketing (negosiasi dengan buyer), purchasing (negosiasi dengan suppliers), HRD (negosiasi dengan karyawan), you are wrong, anda keliru. Ketika buyer/customers belum mampu melunasi utangnya, maka sangat mungkin situasi negosiasi akan menggelinding ke meja anda. Ketika purchasing membeli dengan cara credit, payment sudah jatuh tempo, sementara cash belum tersedia, atau tidak mencukupi, sudah pasti anda perlu ber-negosiasi dengan pihak suppliers. Ketika anda terpaksa harus menunda tanggal penggajian, ketika anda harus berhadapan dengan karyawan yang ingin meminta cash advance (cash bond), dan masih banyak lagi situasi lainnya yang suka-tidak suka, mau-tidak mau anda didesak untuk bernegosiasi.

Kita berada dalam situasi untuk bernegosiasi bisa disebabkan oleh 3 kemungkinan faktor berikut ini:

  1. Kerena kita memang menginginkan suatu negosiasi sebelum menyetujui atau menyepakati sesuatu. Situasi ini biasanya terjadi pada saat kita menginginkan sesuatu pada kondisi tertentu, tetapi pihak yang dihadapi menginginkan hal lain. Ini akan menjadi sesuatu yang sulit apabila pihak yang dihadapi tidak menginginkan suatu negosiasi. Untuk membuka ruang negosiasi, anda harus mencari cara (read: tactic) untuk memaksa pihak opponent bernegosiasi.
  2. Kita tidak menginginkan suatu negosiasi, akan tetapi pihak opponent (yang kita hadapi) menginginkan adanya ruang negosiasi. Ini juga akan menjadi sesuatu yang sulit ketika pihak opponent terus menerus mendesakkan maksudnya untuk bernegosiasi. Dalam siatusi seperti ini, sepertinya anda harus mempunyai cara (tactic) untuk bisa menghindari negosiasi, menutup peluang yang bisa menggiring kita ke arah negosiasi.
  3. Kedua pihak memang sama-sama terbuka untuk bernegosiasi. Jika ini situasinya, maka usaha-usaha yang dilakukan sudah tidak lagi berada diantara bernegosiasi atau tidak, melainkan sudah harus mencari tactic untuk memenangkan negosiasi atau separah-parahnya ”a win-win solution”.

 

Jika saya sebutkan, sungguh banyak contoh-contoh situasi yang menunjukkan dimana sesungguhnya kita berada dalam situasi bernegosiasi, kita sadari atau tidak, It’s gonna be a long long list, but let me show you more:

  1. You receive the wrong order at a restaurant.
  2. A co-worker asks for volunteers for a new project.
  3. A lil angel (son/daughter) wants a new toy now
  4. A hotel clerk tells you that your reservation was lost.
  5. Your wife/husband wants to buy new furniture, while you think she/he should not
  6. A service repair person gives you an estimate on some work.
  7. A neighbor wants to remove an old tree on your property line.
  8. Your boss reviews your past year’s performance.
  9. An employee would like to have installment credit payment instead of a full deduction on his/her salary.
  10. Et cetera…

 

All of these situations are opportunities to negotiate,or a challenge when you’re pushed to a negotation stage. Michael R. Carrell dan Christina Heavrin, J.D. dalam bukunya “Everyday Negotiator” menyebutkan bahwa, masing-masing situasi dari sebuah negosiasi memiliki lima characteristic kunci yang perlu dipertimbangkan dalam kancah negosiasi, yaitu:

1. Multiple parties: Ada dua atau lebih pihak yang terlibat, dan masing-masing pihak bisa perseorangan atau kelompok atau badan (organisasi) bahkan badan resmi pemerintah yang mewakli masing-masing issue yang dibawa.

2. Interdependency: Para pihak adalah interdependent, dimana masing-masin pihak memiliki keinginan dan maksud yang kontradiktif. Untuk itu sebuah resolusi harus dinegosiasikan.

3. Mutual goals: Para pihak yang terlibat dalam negosiasi tertarik untuk mencapai tujuan yang wajar. Kedua pihak sama-sama menginginkan suatu penyelesaian.

4. Flexibility: Ada bagian yang flexible terhadap situasi yang ada, misalnya: harga waktu situasi atau items yang memang bisa di negosiasikan.

5. Decision-making ability: Diantara pihak yang terlibat dalam negosiasi memungkinkan untuk mengambik kepetusuan, sementara pihak lainnya mungkin hany aboleh mengikuti procedure kelompok yang diwakilinya dan masih harus menunggu orang yang authorized untuk pengambilan keputusan akhir.

Ketika anda menemukan sesuatu yang memungkinkan untuk dinegosiasikan atau menyadari bahwa anda sudah memasuki situasi yang memaksa untuk bernegosiasi (anda inginkan atau tidak), artinya anda harus mempersiapkan diri.

Dalam hal anda sebagai pihak yang menginginkan adanya suatu negosiasi, begitu anda melihat peluang itu, maka anda sudah harus membuka front dengan suatu ucapan.

a negotiation on a night hotel check inPernah suatu ketika saya ada urusan keluar kota, saya tiba di hotel sudah jam 7 malam, saat saya check-in, ternyata front office hotel mengatakan mereka tidak menemukan reservasi saya. Saya sadar betul saya memang just go show (check in tanpa reservasi), sambil berpikir cepat, saya mengulur waktu dengan meminta clerk hotel untuk memeriksanya sekali lagi. Aslinya saya sudah khawatir, rasanya tidak mungkin bagi saya untuk mencari hotel lain, karena memang sudah petang. Target saya waktu itu adalah “yang penting saya dapat kamar buat malam itu saja”, in worst case, mungkin saya di transfer ke hotel yang lebih mirip losmen, that will be fine. Tetapi, tanpa saya duga, si clerk berkata ”Maaf pak, kami kehilangan reservation anda, mohon dimengerti pakahaa!, saya bersorak dalam hati, dari permohonan maaf front office tadi, saya menangkap adanya peluang bernegosiasi, maka dengan cepat saya menjawab ”Well, ini bukan kesalahan saya, anda menghilangkan reservasi saya, so, apa yang bisa anda lakukan untuk saya?, yang jelas saya mengingkan kamar yang telah saya reservasi“. Sebagai gantinya clerk menawarkan kamar lain, tetapi agak jauh ditengah. Saya merasa itu belum cukup, saya pikir masih bisa di stretch, so saya bertahan “Wah, mana boleh begitu, itu bukan type kamar yang saya minta“, setelah agak lama, muncul lah duty manager-nya, setelah meminta maaf dia mengantarkan saya ke sebuah president suite (at the same rate). Hal itu terjadi akibat ekspresi rasa bersalah pegawai hotel yang langsung saya tangkap, untuk kemudian saya manfaatkan dengan cara yang tepat melalui sebuah negosiasi.

That is one example of case only, I am going to reveal huge of cases and tactics when you overcome on negotiation room. Saat berada dalam siatuasi dimana anda merasa di atas angin, dan opponent menginginkan suatu negosiasi, apakah baik jika terang-terangan anda menunjukkan bahwa anda terbuka untuk bernegosiasi? Atau lebih baik anda sembunyikan? Sejauh mana anda musti menunjukkan keinginan anda untuk bernegosiasi? You need tactics. Tetapi sebelum masuk ke tactic negosiasi perlu saya berikan dasar-dasar yang lebih jauh dahulu…….so read on…

 

The Negotiation Process

On negotiation stageAda beberapa basic approach yang bisa dipergunakan dalam suatu negosiasi, bisa menggunakan “Quick Model Approach” atau menggunakan “Comprehensive Method Approach”. Approach mana yang sebaiknya dipergunakan, akan tergantung pada simple atau complicated-nya masalah yang akan dinegosiasikan.

Quick Model Approach, sesuai untuk kasus atau masalah-masalah yang sifatnya informal atau tergolong kasus sederhana yang bisa straight forward ke sebuah resolusi (penyelesaian). Sedangkan untuk masalah-masalah yang memiliki kompleksitas yang tinggi, terlebih-lebih yang sifatnya formal membutuhkan Comprehensive Method Approach.

Next kita bahas, masing-masih approach ini…

The Quick Model Approach

Cara paling mudah untuk mempersiapkan negosiasi sederhana adalah dengan meng-identifikasi permasalahannya, termasuk yang tidak kentara. Selanjutnya issue issue yang ada di klasifikasikan ke dalam salah satu diantara 3 (tiga) category berikut in:

  1. Compatible Issues (Integrative or Win-Win): Category ini adalah untuk masalah dimana masing-masing pihak sama-sama mengingikan resolusi (penyelesaian) yang sama, penyelesaian model ini biasa kita kenal dengan istilah “win-win solution”, dimana masing-masing pihak mendapatkan apa yang diinginkannya.
  2. Exchange Issues: Category ini adalah untuk masalah yang menyebabkan adanya pertukaran kepentingan, concerete-nya: Jika ada 2 hal yang sedang dinegosiasikan, maka resolusinya harus mengalah untuk satu hal, tetapi bisa memenangkan hal lainnya. Sering kali perbedaan interest membuat ini sangat mungkin untuk terjadi. Walaupun kita merasa menang, mungkin pihak opponent tidak merasa kalah, karena dia memang menganggap itu bukan prioritas utamanya. Begitu juga sebaliknya.
  3. Distributive Issues (Win-Lose): Category ini adalah untuk masalah yang akan menghasilkan sesuatu yang telak, memang atau kalah, berhasil atau gagal, untung atau rugi, bangga atau malu, dan lain sebagainya.

 

The Comprehensive Model Approach

More Complex NegotiationNegotiation is more of an art than a science. So, tidak peduli anda seseorang yang sangat mumpuni untuk technical field tertentu atau tidak. Itu samasekali bukan jaminan untuk keberhasilan suatu negosiasi. Setting approach ini akan sangat tergantung pada situasi dan pihak yang terlibat. In Other hand, tactic negosiasi bisa suatu kombinasi, bisa suatu pengaturan tertentu, atau bahkan sangat mungkin suatu tahap di-skip (dilompati) begitu saja.

And here are the stages (tahapan-tahapan negosiasi):

  1. Preparing to Negotiate (Persiapan Negosiasi)
  2. Planning a Strategy (Merencanakan strategy)
  3. Exchanging Initial Offers (Mengganti/menukar tawaran aslinya)
  4. Making Counteroffers (the Give and Take = mengambil dan memberi)
  5. Applying Pressure (Membuat tekanan)
  6. Making Progress (membuat perkembangan)
  7. Reaching Agreement (meraih kesepakatan)

 

Tactic negosiasi diramu, di-organize dari tahapan-tahapan ini, sesuai dengan situasi, kompleksitas dan characteristic issue yang sedang dihadapi untuk memenangkan negosiasi yang sedang dihadapi.

Next, we are going to come into the main course, details of each stage and the tactics. Tetapi sebelum ke tahapan-tahapan dan tactic-tactic-nya, terpaksa saya break dahulu sampai disini untuk menghindari page load yang berlebihan. Saya akan lanjutkan di post saya yang berikutnya. Stay tune. Talk to you again….




Are you looking for easy accounting tutorial? Established since 2007, Accounting-Financial-Tax.com hosts more than 1300 articles (still growing), and has helped millions accounting student, teacher, junior accountants and small business owners, worldwide.

Trending