Connect with us

Budgeting

Budgeting (Basic and Advance) – Anggaran (Dasar dan Lanjutan)

Published

on

Budgeting, Strategic Planning, Performance, EvaluationBetter budgets can boost your department and your career to higher levels of performance and success. Savvy executives use the budgeting process to take stock of their direction, refine their goals, and share their mission with their staff. Their budgeting reveals their position in the market, places untapped resources at their command, and motivates all employees to greater levels of productivity. They use their budgets to propel them towards the top of their industry. From now on, we are going to add a new “BUDGETINGsubcategory under the “FINANCIAL” main category, and I do hope this category will show you how to get there.

 

Advertisement

In this category we are going to talk about “How the budget can be your most powerful tool for strategy and communications”. It points out that the budget brings into stark relief all of the factors that every manager must consider, such as: industry conditions, competition, degree of risk, stability of operations, capacity limitations, pricing policies, turnover rates in assets, production conditions, product line and service considerations, inventory balances and condition, trends in the marketplace, number of employees and their technical abilities, availability and cost of raw materials, available physical resources, technological considerations, economy, and political aspects. Then it uncovers the role each of those factors plays in achieving your corporate goals. And since those goals cannot be achieved single-handedly, these post series suggests ways to use the budget to help each employee appreciate how they will contribute to the division’s profitability.

Sebuah sisi dari peranan pelaksanaan tugas penting dalam pembuatan dan pencapaian strategy business akan saya post di category baru yang segera akan saya tambahkan, yaitu  Category BUDGETING”, dengan posting-posting di category “budgeting” ini nantinya, saya pribadi berharap akan bisa memberikan pemahaman yang gamblang, mudah dimengerti mengenai “BUDGETING”, dan tentunya UNTUK DAPAT DI-IMPLEMENTASI-KAN SECARA NYATA di dalam tempat kerja masing-masing. Jikapun kebetulan budgeting adalah bukan tugas anda, saya rasa memahami pengganggaran (budgeting) adalah tetap penting di dalam melaksanakan aktivitas kerja di perusahaan.

Why?

Karena jika perusahaan aware akan keberadaan budgeting, apapun bagian anda, apapun seksi anda, apapun divisi anda, apapun posisi anda, apapun goal anda, apapun job description anda, sepertinya MAU—TIDAK—MAU, SUKA—TIDAK—SUKA, BISA—TIDAK—BISA, segala aktifitas kerja anda, HARUS MENGIKUTI (read: berpatokan pada) BUDGET yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Dengan memahami “budgeting” di perusahaan anda, anda dapat melakukan aktifitas kerja anda DENGAN LEBIH EFFEKTIF,  setiap hari di setiap minggunya, ke arah “goal achievement (pencapaian goal)” perusahaan yang lebih cerdas, dengan tetap bisa menjalankan segala kreatifitas dan inovasi anda TETAPI  TANPA TERGELINCIR KELUAR DARI GOAL UTAMA ANDA, DEPARTEMENTAL, MAUPUN GOAL UTAMA PERUSAHAAN.

In particular, it delivers these on-the-job budgeting tools:

  1. Techniques for preparing more accurate, realistic, and reliable estimates (tehnik untuk penyiapan estimasi yang lebih akurat, realistis dan dapat dihandalkan).
  2. Control and variance analysis devices that signal revenue, cost, and operations thresholds (pengendalian dan analysis variance yang bersinyal “revenue, cost and operation thresholds).
  3. Pricing guidelines for products and services (panduan “pricing (=penentuan harga)” barang atau jasa)
  4. Planning and scheduling production and related costs (perencanaan dan penjadwalan produksi berta cost yang terkait).
  5. Profit planning and identifying looming problems (perencanaan laba dan identifikasi masalah).
  6. Financial models that show the relationship among all facets of the business (model-model keuangan yang menunjukkan hubungan diantara berbagai aspek usaha/perusahaan).
  7. Spreadsheet applications for planning, budgeting, and control purposes (aplikasi spreadsheet untuk perencanaan, penganggaran dan pengendalian).
  8. Implication of active financial planning software (implikasi software perencanaan keuangan).
  9. Sales and financial forecasting methodology (methodology peramalan keuangan dan penjualan).

 

Saya akan tampilkan tool-tool di atas, disertai contoh-nya masing-masing untuk dapat anda implementasikan, sehingga bisa memberikan pengaruh nyata dengan segera pada tataran pelaksanaan maupun output hasil kerja anda. Jika tidak ada halangan, saya akan tunjukkan sekaligus memberikan panduan yang bersifat step-by-step mengenai: apa yang dibutuhkan,  apa yang perlu diperhatikan, apa yang perlu dilakukan, bsgsimsns melakukannya, serta bagaimana menerapkannya kedalam pekerjaan yang nyata. Dan dengan ilustrasi yang akan diberikan, mudah-mudahan tool-tool di atas dapat diaplikasikan.

I hope this “budgeting category” will be a handy for easy, quick reference and daily use for your maximum achievement.

 
What and why budgeting

Pada session ini saya akan bahas secara mengkhusus mengenai dasar-dasar pemahaman mengenai “APA ITU BUDGET, DAN MENGAPA BUDGETING PENTING BAGI PERUSAHAAN”. Selanjutnya juga akan saya jelaskan mengenai “JENIS-JENIS BUDGET” serta peranannya masing-masing.

Now, let’s start what and why budgeting…..

A budget is defined as the formal expression of plans, goals, and objectives of management that covers all aspects of operations for a designated time period. Bisa dikatakan budget (anggaran) adalah pernyataan formal dari perusahaan mengenai: rencana-renacan, goals, serta tujuan dari perusahaan yang mencakup semua aspect operasional untuk periode tertentu. Budget adalah tool yang bisa dijadikan map (peta)  yang akan menjadi penunjuk arah menuju ke sasaran, kemana perusahaan akan melangkah. Budget juga menyediakan control serta penguasaan terhadap aspek-aspek keuangan perusahaan serta mengidentifikasi dan menentukan jalan keluar atas masalah-masalah yang akan timbul di dalam pengelolaan usaha, dimana budget akan menjadi filter (=penyaring) yang akan menjadi panduan di dalam menentukan pilihan-pilihan sebelum ”decision making (pengambilan keputusan)” benar-benar diimplementasikan.

A budget is a financial plan to control future operations and results. Budget adalah perencanaan keuangan perusahaan untuk mengendalikan (read: controls) opersional serta hasil yang diharapkan dapat dicapai pada periode-periode mendatang. Budget ditunjukkan dengan angka-angka (rupiah/dollar, unit, berat, volume, jam, sumber daya manusia dll). Hal ini diperlukan untuk tujuan pengukuran yang lebih effective. Jika budgeting dilaksanakan dengan sungguh-sungguh dan effective, budget bisa menjadi alat yang menghasilkan management yang systematis dan productive. Budgeting sekaligus bisa memfasilitasi control, komunikasi serta memotivasi pegawai dan pekerja di perusahaan.

Budgeting allocates funds to achieve desired outcomes. Budgeting mengalokasikan dana untuk pencapian yang diinginkan. Budget mencakup perencanaan berbagai jangka (masa):

  1. Short term plan (one year or less, which is usually the case), untuk maksud ini budget yang dibuat bersifat lebih rinci dan specific.
  2. Intermediate plan (two to three years), budget ini biasanya dimaksudkan untuk untuk mengevaluasi projects yang sedang dijalankan dan merupakan titik permulaan untuk pencapaian objective perusahaan yang bersifat jangka panjang.
  3. Long term plan (three years or more), bersifat sangat luas, dan biasanya di-break-down menjadi plan serta budget-budget jangka pendek.

 

 
Ideally, budget’s period varies according to its objectives, use, and the dependability of the data used to prepare it. The budget period is contingent on business risk, sales and operating stability, production methods, and length of the processing cycle.

 

 
There is a definite relationship between long-range planning and short-term business plans. Keberhasilan melaksanakan buget-budget yang bersifat jangka pendek (short term budget) akan memberikan arah yang effective (read: tepat) bagi perusahaan kepada arah pencapaian objective (goal) perusahaan dalam jangka panjang, and a vice versa. Budgeting dilaksanakan untuk lingkup perusahaan secara keseluruhan, maupun untuk masing-masing komponen segments perusahaan termasuk division, departments, products, projects, services, sumber daya manusia, termasuk wilayah operasi (jika perusahaan memiliki kantor-kantor cabang/wilayah). Budgets adalah kelengkapan decision making, measurement, serta mengkoordinasikan usaha-usaha, aktifitas aktifitas berbagai group (segment: divisi, department, seksi, station) dalam perusahaan. Budget merupakan gambaran singkat  (highlight) mengenai interaksi dari masing-masing “business segment” dalam perusahaan.

Budget Segment

For instant: Budget di buat untuk unit-unit dalam suatu department (misalnya: product lines) untuk department itu sendiri: untuk divisi tersebut, maka budgetnya akan mengandung angka-angka untuk departement itu sendiri maupun target perusahaan secara keseluruhan.

Master (comprehensive) budgeting is a complete expression of the planning operations of the company for a specific period. Sebuah “master budget” adalah ekspresi lengkap dari perencanaan operasional perusahaan untuk suatu periode.  Master budget ini akan dilibatkan dalam aktifitas-aktifitas manufactur maupun non manufactur. Sebuah budget hendaknya menetapkan perioritas dalam perusahaan, bisa jadi dalam bentuk: plan (rencana), project (proyek), or strategy (strategi). Hal yang tak boleh dilupakan, bahwa budget hendaknya juga mempertimbangkan faktor-faktor external (i.e.: market trends, economic conditions, dan yang sejenisnya). Dengan demikian, sebuah budget seharusnya mengandung daftar: asumsi-asumsi, objective (tujuan) yang telah ditargetkan, serta agenda, sebelum dimulai dengan angka-angka. Hal lainnya yang perlu mendapat perhatian dalam  budgeting adalah: the company’s manpower and production scheduling, labor relations, pricing, resources, new product introduction and development, raw material cycles, technological trends, inventory levels, turnover rate, product or service obsolescence, reliability of input data, stability of market or industry, seasonality, financing needs, and marketing and advertising.

Consideration should also be given to the economy, politics, competition, changing consumer base and taste, and market share.

 

 
How a budget should been designed

Budgets hendaknya bisa dipahami (understandable). Dalam men-design suatu budget, ”Flexibility and innovation” adalah diperlukan untuk berjaga-jaga terhadap kemungkinan tindakan penyelematan sementara (contingencies) yang diperlukan nantinya. Flexible terhadap kemungkinan: variable budgets, supplemental budgets, authorized variances, review serta revision. Yang mungkin diperlukan dibelakang hari.

A Computed budget hendaknya dilengkapi dengan “what-ifanalysis.  Perubahan pada suatu process akan mengakibatkan perubahan pada faktor-faktor yang berada di dalam budget. What ifanalysis yang disertakan di dalam budget hendaknya mengakomodasi alternative actions yang telah ditetapkan di dalam planning process. Budget dibuat hendaknya cenderung didesign untuk memberikan ruang bagi management (perusahaan) untuk menentukan “alternates action” dibandingkan mem-force management untuk melakukan ”less-informed decisions” yang dibuat on the spot.

A Sign:

Jika Internal factors (i.e.: risks and product innovation) are controllable (dapat dikendalikan) by the company, maka external factors biasanya un-controllable.

 

Langkah awal dari pembuatan budget adalah menentukan “the overall” atau “strategic goal and the business (strategi goal dan strategi perusahaan)”, yang mana kemudian diterjemahkan ke dalam beberapa:

  1. Long term goals (goal-goal jangka panjang)
  2. Annual budgets (budget tahunan)
  3. Operating plans (rencana-renacana operasi)

 

Jika itu berupa “Corporate Goals” maka harus mengandung: earnings growth, cost minimization, sales, production volume, return on investment, and product or service quality.

 

Selanjutnya budget tersebut akan membutuhkan analysis dan study-study mengenai:

  1. Historical information: Informasi-informasi dari periode-peride sebelumnya
  2. Current trends: Trend pada periode berjalan
  3. Industry norms: Norma-norma serta ke-lazim-an industry pada umumnya

 

Suatu budget mungkin dipersiapkan berdasarkan: revenue, costs, profits, cash flow, production purchases, net worth, and so on. Akan tetapi adalah sangat dianjurkan agar budget dibuat untuk semua area yang dianggap significant dalam perusahaan.

Terlepas berdasarkan apa suatu budget disusun:

Budgets should link the non-financial plans and controls that constitute daily managerial operations with the corresponding plans and controls designed to accomplish satisfactory earnings and financial position.

Effective budgeting membutuhkan kehadiran element-element pembentuk di bawah ini:

  1. Predictive ability (kemampuan prediksi)
  2. Clear channels of communication, authority, and responsibility (saluran komunikasi, otoritas serta tanggung jawab yang jelas)
  3. Accounting-generated accurate, reliable, and timely information (hasil informasi akuntansi yang akurat, dapat dihandalkan, sera tepat waktu)
  4. Compatibility and understandability of information (informasi yang sesuai serta dapat dipahami).
  5. Support at all levels of the organization: upper, middle, and lower (mendukung semua tingakat jabatan dalam perusahaan, i.e: top, middle dan lower level).

 

Next…..the budget should be reviewed by a group so that there is a broad knowledge base. Angka-angka serta informasi-informasi lain yang dituangkan di dalam budget hendaknya bersifat apa adanya (read:jujur) untuk dapat menumbuhkan rasa kepercayaan antar pihak yang terlibat di dalam perusahaan. At the corporate level, budget meng-evaluasi: sales and production untuk meng-estimasi laba corporate dan cash flow-nya. Sedangkan pada level bagian (department level), budget meng-evaluasi “work output (hasil kerja)” pada cost tertentu. Departmental budget hendaknya mencakup: resources available (sumber daya yang tersedia), kapan dan bagaimana sumberdaya tersebut digunakan, serta sudah sejauh mana project (pekerjaan) tersebut dilaksanakan.

Sign:

Budgets are by departments and responsibility centers. They should reflect the goals and objectives of each department through all levels of the organization.

 

Why Company Need Budgeting

  1. Budgets adalah alat atau instrument yang sangat berguna di dalam: Resources allocation (pengalokasian sumber daya i.e.: machinery, employees), Making staff changes (melakukan formasi dan komposisi kepegawaian/ketenagakerjaan), Scheduling production (jadwal produksi), serta Operating the business (opersional usaha).
  2. Budgeting aids all departmental areas including: management, marketing, personnel, engineering, production, distribution, and facilities.
  3. Forecasting is predicting the outcome of events. It is an essential starting point for budgeting. Sementara, budgeting adalah perencanaan untuk suatu hasil yang diinginkan serta evaluasi dan pengendalian sehubungan dengan hasil yang diinginkan.

 

Things that you should realize about budgeting

Budgeting is a tool, and its success depends on the effectiveness to which it is used by staff. In a recessionary environment, proper budgeting can increase the survival rate. A company may fail from sloppy or incomplete budgeting.

 

Okay, enough about what and why budgeting.

On the next post………

Budge Planning, and Types Of Budgets. It is another part of  basic budgeting knowledge that you don’t want to miss, for sure. It will cover things about how to plan a budget and what type of budget is commonly needed by a company with brief explanations for each type of budget.

Ada banyak jenis dan macam budget sesuai dengan area cakupannya, characteristic serta maksud dari budget yang akan dibuat. Ini adalah pengetahuan dasar yang sudah seharusnya tidak boleh terlewatkan jika benar-benar serious ingin memahami tentang “budgeting”. Untuk selanjutnya saya akan terus cicil posting mengenai budgeting, tidak hanya topic-topic budgeting dasar saja, tetapi juga yang bersifat advance, antara lain mengenai: The budgetary process, budget coordination, departmental budgeting, comparing actual to budgeted figures, budget revision and weaknesses, control and audit, participative budgeting, and the pros and the cons of budgets. Tentunya ini adalah pokok bahasan yang scoopnya sangat luas, so pastinya akan di selang seling dengan topic lain selain topic BUDGETING, dan akan sangat tergantung pada situasi, kondisi serta mood saya tentunya 🙂 tetapi saya janji akan terus consistent mencicil setiap apa yang telah saya rencanakan, termasuk category “budgeting” tentunya. Amin! Jikapun ada topic yang terkesan tertunda, mohon bersabar, it’s a matter of time only. Maklum, kepala saya hanya ada satu, tangan saya hanya ada dua, so pengertian anda akan sangat membantu.




Are you looking for easy accounting tutorial? Established since 2007, Accounting-Financial-Tax.com hosts more than 1300 articles (still growing), and has helped millions accounting student, teacher, junior accountants and small business owners, worldwide.

Trending