Connect with us

Accounting

15 Steps To Maintain Inventory Accuracy – Pengendalian Persediaan

Published

on

Inventory accuracy level is needed to ensure accurate inventory costing, as well as to assist the materials department in planning future inventory purchases. Minimum accuracy level for inventory is should be not less than 95 percent. How to make sure this level is achieved and maintained?

In addition, establish a tolerance level when calculating the inventory accuracy, a physical inventory count can be eliminated if accurate perpetual inventory records are available, physical count and inventory audit are performed regularly.

Advertisement

Many steps are required to implement such a system, requiring considerable effort. The controller should evaluate a company’s resources prior to embarking on this process to ensure that they are sufficient to set up and maintain this system.

Di artikel ini saya akan berikan 15 steps (langkah) yang saya anggap sudah cukup effective untuk bisa memastikan ke-akuratan data dan informasi inventory (persediaan) selalu terjaga pada level yang dapat ditoleransi (minimum 95%) dan saya yakin anda bisa melakukannya. Perlu disadari “this is a difficult implementation to shortcut”, tidak ada jalan singkat memang, mau tidak mau harus melalui step-step yang panjang. Jikapun selama ini mungkin anda telah melakukan inventory control, mungkin ada beberapa langkah yang akan saya berikan belum anda lakukan dan mungkin bisa anda coba terapkan.

 

Here are the 15 steps:

Step-1. Use a Realiable nventory tracking software

Adapun langkah awal yang diperlukan untuk maksud ini, yaitu:

Track transaction:
Software hendaknya menghasilkan list mengenai tingkat keseringan penggunaan atas suatu product yang akan memungkinkan material manager untuk mengetahui berapa perubahan jumlah inventory yang seharusnya, dan sekaligus mengetahui item mana saja yang rusak.

Update records immediately:
Catatan inventory harus selalu up-date, hal ini penting karena production planner (PPIC) perlu tahu item apa dan berapa jumlahnya saat ini yang tersedia untuk dipergunakan.Mungkin masih banyak yang belum melakukan pemisahan inventory berdasarkan lokasi, jika belum sebaiknya lakukanlah. Jika sudah, lalu sort inventory berdasarkan lokasinya.

 

Step-2. Test inventory tracking software

Ini hal yang jarang dilakukan, yaitu melakukan test ke akuratan atas kerja suatu software. Sering kali kita pada umumnya terlena terhadap automation. Begitu ada software yang katanya handal nan akurat, maka para staff, manager, executive bahkan pemilik usaha, langsung terlena percaya begitu saja. Tidak pernah terpikirkan bahwa ”software juga buatan manusia, manusia saja bisa salah, apalagi software yang buatan manusia”. Jurus paling mendasar dari suatu control (pengendalian) adalah ”JANGAN PERNAH PERCAYA PADA SESUATU BEGITU SAJA, SELAIN DATA DAN SYSTEM YANG TELAH TERVERIFIKASI DENGAN CUKUP”. Yang ingin saya tekankan di sini adalah accounting software pun harus di verifaksi, test-test-test and test, hingga anda merasa yakin bahwa inventory tracking telah berfungsi seperti yang diharapkan.

How to conduct the test for this purpose? Setiap software/system memiliki command dan procedure yang berbeda-beda pastinya. Yang akan saya sampaikan adalah panduan umumnya. Okay, buatlah ”trial entry” dalam jumlah yang kecil, lalu tracking di run (proses), lihat hasilnya, jika belum akurat, fix dahulu hingga akurat, jika sudah akurat, coba lagi masukkan trial entry dengan jumlah yang besar, lalu di run lagi,lalu lihat hasilnya, hingga benar-benar akurat. Jika selalu tidak akurat, maka jangan buang-buang waktu anda, hubungi si penjual software (developernya) konsultasikan mengapa tidak reliable, jika perlu ganti stracking software yang lebih bagus.

 

Step-3. Revise the rack layout

Jika inventory anda belum di atur secara baik (susunan rack anda belum rapi) maka atur dan berikan kode-kode lokasi sesuai dengan system yang telah anda set, hal ini penting untuk memudahkan anda untuk melakukan verifikasi dan penghitungan fisik nantinya (single count, cycle count & inventory audit).

 

Step-4. Lock the warehouse

Salah satu hambatan di dalam melakukan pemeriksaan “inventory accuracy” adalah berpindahnya barang, entar dipakai atau sekedar di pindahkan oleh pegawai gudang tanpa pemberitahuan terlebih dahulu. Untuk itu, saat akan diadakan physical count, maka gudang harus dikunci terlebih dahulu. Tentu saja mengunci gudang pada saat hari/jam operasional perusahaan akan menghambat dan menggangu, pemeriksaan inventory accuracy hendaknya dilakukan di luar hari/jam operasional perusahaan biasanya. Jika hal itu tidak memungkinkan, dan pemeriksaan terpaksa dilakukan pada hari/jam operasional, maka lakukanlah pemeriksaan secara bertahap, rack demi rack. Dan pastikan pegawai gudang telah mengerti dan mentaati procedur yang telah ditentukan.

 

Step-5. Consolidate items

Barang inventory yang akan diperiksa hendaknya dikelompokkan dahulu sesuai dengan jenis dan kemiripannya, entah dari fungsi, wujud, maupun ukuran-nya. Hal ini penting untuk mengurangi pemborosan waktu yang akan dipergunakan untuk melakukan penghitungan fisik nantinya. Dan sambil menglompokkan barang, pastikan semua item telah memiliki “item code“, material maupun location-nya. Hal ini penting untuk memastika bahwa tidak ada item yang sama ter-input berulang-ulang.

 

Step-6. Verify units of measure

Tugaskan staff untuk melakukan verifikasi terhadap unit measurement (satuan pengkuran barang). Kecuali software anda memungkinkan  “multiple units of measure” untuk dipergunakan, maka pastikanlah semua orang di perusahaan “hanya menggunakan satu jenis unit measurement untuk satu jenis/item barang“, e.g.: Inventory anda diukur berdasarkan beratnya, maka gunakanlah kilogram atau gram, atau ounce, atau lbs atau pound (salah sat) saja, jangan yang satunya memakai gram, yang satunya lagi memakai kilogram, dan seterusnya. Ada kecenderungan staff memilki kebiasaan tersendiri mengenai unit measurement, maka sering terjadi staff masuk ke data base dan mengubah unit measurement sesuai kebiasaan mereka, lakukanlah pembatasan dan pastikan semua staff yang memiliki akses ke data base menyadari sensitifnya unit measurement.

Lebih jauh lagi, unit measurement yang consisten juga harus tercermin di dalam setiap bukti transaksi (mutasi barang).

 

Step-7. Pack the items.

Masukkan barang inventory di dalam pembungkus (mungkin carton box, plastic box, peti kayu, dan lain-lain), pada setiap bungkusan isi sticker atau tulisi keterangan isi bungkusan (item code, location code/rack code, item description, colour, size, and quantity, sesuai unit measurement yang telah ditentukan). Jika sangat diperlukan, mungkin anda perlu menyisakan beberapa unit untuk bisa dipergunakan hari itu, tetapi harus dipastikan itu dicatat dengan benar. Mengapa perlu dibungkus-bungkus? Hal ini akan sangat memudahkan jika penghitungan ulang nantinya diperlukan untuk mem-verifikasi inventory balance (saldo inventory).

 

Step-8. Count items

Lakukan penghitungan barang pada setiap ada kesempatan yang memungkinkan, misalnya pada saat week-end atau pada saat low season. Ada anggapan yang keliru yang common terjadi. Yaitu, physical count hanya dilakukan pada saat akhir tahun (menjelang penutupan buku) saja. Saya katakana. Itu anggapan yang sungguh keliru. You should elaborate cross-checking of the counts, as would be done during a year-end physical inventory count just anytime possible. Perfetual inventory system, yes everyone may have it, tetapi siapa yang bisa menjamin itu akurat? Perpetual system harus diimbangi oleh physical count! Jika mau tingkat accuracy yang maximum.

Jika anda baru saja mengangkat “warehouse manager”, perhatikanlah, apa yang dilakukannya. Jika dalam probation period (3 bulan) dia belum melakukan physical count, dump him! Jika dia sudah melakukannya tetapi hasilnya belum akurat, maka perlu verifikasi lebih lanjut, apakah inventory software anda sudah akurat, apakah perusahaan telah memberikan sufficient training?

 

Step-9. Train the warehouse staff

Pastikan semua warehouse staff telah mendapatkan training yang cukup mengenai cara menggunakan inventory software atau integrated FIS (financial information system) yang dipakai oleh perusahaan, memperoleh training mengenai procedure perpindahan barang-barang di gudang, prosedur memasukkan dan mengeluarkan barang sesuai dengan system yang anda anggap telah sesuai. Bagimana memastikan warehouse staff telah memperoleh training yang cukup? Lakukan simulasi transaksi, perpindahan barang, pemasukan dan pengeluaran barang, aloksi, adjustment (receipt, pick, pack, allocation, cycle count adjustment, dan ain-lain).

 

Step-10. Entering data into the computer

Pada saat melakukan inventory data entry, selalu pastikan setiap kali melakukan input data, staff yang lain harus melakukan cross-check terhadap entry dan original source (bukti transaksi), hal ini penting untuk memastikan semua input telah dilakukan dengan benar. Jika anda adalah warehouse manager, maka ini adalah salah satu tugas utama anda (memastikan cross checking telah dilakukan).

 

Step-11. Quick-check the data. Scan the data for errors.

Selanjutnya perhatikanlah apakah ada items yang di store di non-existent racks (di rack yang code-nya tidak ada). Perhatikan dan cari unit measure yang tidak sesuai dengan description dari barangnya, e.g.: is it logical to have a pint of steel in stock while most of your inventory are bolts? Also, jika ada harga barang, print-out list barang beserta harganya, carilah barang yang harganya berbeda dari yang lainnya. Excessive costs typically point to incorrect units of measure, e.g.: harga $1 per box dari kancing baju yang berisi 500 pcs kancing, bisa jadi muncul $500 di dalam laporan jika unit measurement-nya diubah menjadi per piece (tidak seperti yang seharusnya “per box”). Semua langkah ini akan membantu menangkap sinyal error dengan segera.

 

Step-12. Initiate cycle counts

In brief, print out beberapa porsi dari inventory list, lalu sort by location. Untuk menggunakan laporan ini, tugaskanlah pegawai gudang untuk melakukan “count blocks” atas item-item yang ada di inventory list in a continuous basis. Mereka harus memperhatikan accuracy atas: item numbers, units of measure, locations, and quantities. Perhitungan hendaknya difucus-kan pada high-value dan high-frequent-use items”. Memang pada dasarnya semua item pada akhirnya harus di perhatikan dan dihitung juga, namun urutan perioritas perlu di set. Hal terpenting dari langkah ini adalah untuk mengidentifikasi mengapa suatu error yang mungkin terjadi. If a cycle counter finds an error, its cause must be investigated and then corrected, so that the mistake will not occur over and over again. It is also useful to assign specific aisles to cycle counters, which tends to make them more familiar with their assigned inventory and the problems causing specific transactional errors.

Mungkin perlu ditentukan suatu standard untuk “cycle counts” untuk “MELAKUKAN CYCLE COUNT LEBIH SERING” terhadap item yang “unit cost (price)-nya paling tinggi” dan yang “paling banyak bermutasi”. Setiap accountant pasti recommend approach ini to gives them some reasonable assurance that the inventory value they record in the financial statements is approximately correct.

Apakah artinya items yang harganya murah tidak penting dilakukan cycle count?

Tidak, barang yang less cost (price) pun tetap harus dilakukan cycle count, hanya saja mungkin frekwensinya tidak sesering barang yang costnya tinggi.

Membuat cycle count sample berdasarkan “frequency-of-usageapproach, membutuhkan laporan yang di design (customized) secara khusus. To do so, akumulasikan angka dari inventory yang ditaruh dan diambil per catatan inventory secara bergilir untuk beberapa bulan yang telah lewat (possibly up to a year, jika level “inventory turnover” tergolong rendah), lalu buat laporan yang di sort menurun per volume (quantity) dari total yang di taruh (diisi) dan diambil (put-away and picked). Laporan ini bisa dipergunakan untuk menyusun perioritas cycle count berdasarkan frekwensinya.

However, this approach also requires recordkeeping to ensure that high frequency
items are indeed counted more regularly than low-frequency items
. Untuk lebih mempermudah lagi, tempatkan “high-frequent-usage-inventory” (barang yang tingkat penggunaanya tergolong sering) di lokasi (rack) yang specific dimana nantinya rata-rata frekwensi penggunaan dihitung, lalu hitung setiap item dalam gang (koridor) rak untuk semua block di gudang.

 

Step-13. Initiate inventory audits

The inventory should be audited frequently, perhaps as much as once a week. Kaget audit dilakukan tiap minggu? Jangan kaget dahulu…. Read on……..

Audit yang dilakukan sering-sering, akan membuat kita bisa melakukan tracking sekaligus menemukan perubahan tingkat ke-akuratan (accuracy level) yang menurun hingga dibawah level yang dapat ditoleransi. In addition, audit yang dilakuakn sering-sering sekaligus akan mengirimkan sinyal (pesan) kepada semua staff bahwa ke-akuratan inventory yang tinggi adalah sangat penting oleh karenanya harus tercapai dan perlu dijaga. Tingkat ke-akuratan  ter-rendah (minimum accuracy level) yang bisa diterima umumnya tidak boleh dibawah 95 percent, untuk keseluruhan jenis kesalahan (Item number, unit of measure, quantity, or location), otherwise, it need re-count and further investigation.

 

Step-14. Post results

Ini salah satu hal yang sering dilupakan oleh manager, leader atau executive kita di Indonesia pada umumnya, hasil audit tidak pernah diumumkan, malah dijasikan rahasia selamanya, padahal tidak semua audit result itu confidential sifatnya.  Inventory accuracy should be a team project, shouldn’t it? Supaya staff gudang merasa dihargai, diikut sertakan dan dilibatkan dalam proses audit, maka JANGAN LUPA POST (UMUMKAN) HASIL AUDIT kepada mereka. Hal ini sekaligus akan menjadi perangsang yang classic sekaligus ampuh, yaitu dengan memberitahukan area mana, bagian mana ,item mana yang tingkat ke-akuratannya merosot atau meningkat, sehingga bagi mereka yang bertugas di area/bagian tersebut akan merasa pekerjaan mereka diperhatikan oleh pihak management.

 

Step-15. Say “thanks” with paycheck 🙂

Ini adalah step finishing ke-dua yang sangat sering terlupakan atau sengaja dilupakan oleh pihak management perusahaan. Accurate inventories save a company millions of rupiah’s in many ways. Penghargaan yang layak seharusnya diberikan kepada staff gudang dan mereka yang melakukan pencatatan sehari-hari dengan baik dan benar, serta aktif dalam proses single count, cycle count maupun auditing. Ini adalah salah satu cara yang bagus untuk mengajak staff untuk selalu meningkatkan (minimal menjaga) ke-akurat-an catatan inventory. Berikanlah penghargaan dalam bentuk bonus bagi seluruh staff di warehouse baik operator maupun administrator pada gajian berikutnya.

The long list of requirements to fulfill before achieving an accurate perpetual inventory system makes it clear that this is not a project that yields immediate results. Despite the major effort needed to implement this system, it is still absolutely necessary as the first step in creating a closing process where there is no need to spend days determining the proper inventory valuation. Seperti biasa, saya selalu mengundang anda untuk memberikan koreksi dan kritik yang constructive, atau pendapat, atau ide, atau pengalaman, atau pertanyaan terkait dengan “Inventory Control” khususnya “Inventory accuracy” melalui ruangan comment dibawah ini.

3 Comments

3 Comments

  1. ferdynand.molang

    Jul 7, 2008 at 3:21 am

    Terima kasih mas putra atas artikel nya ….

  2. Mbah Gudang

    Jun 14, 2009 at 4:14 pm

    Masukan yang bagus untuk diterapkan di perusahaan yang memiliki Stok dengan Turn Over Ratio yg rendah (Zero Inventory masih minim)……..Namun Pelaksanaanya yg sulit karena Aktivitas Pelayanan Barang yang tinggi..at least cuma Liat Catatan trhdap High Value Material…

  3. Febria Lebang

    Jul 29, 2009 at 5:11 am

    Thx Mr. Putra… Nice article 😉
    It gives me a good info to create a good software for Inventory Management…
    Have any suggestion for me?? 😀

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *




Are you looking for easy accounting tutorial? Established since 2007, Accounting-Financial-Tax.com hosts more than 1300 articles (still growing), and has helped millions accounting student, teacher, junior accountants and small business owners, worldwide.

Trending