To ensure that company’s outstanding receivables are current, company need to construct a certain timeline for receivables collection. While timeline is important, company should keep copies of letters and note dates and times of phone calls in a file or on a note to the customer in a Central Customer Master File. In addition, I encourage these at company’s administrative level to review all invoices over 90 days old.

Advertisement

Untuk memastikan piutang selalu current dan terkendali, perusahaan perlu menyusun jadwal penagihan yang standard diberlakukan untuk dilaksanakan oleh accounting staff atau collection (jika ada). Itulah satu-satunya cara untuk memastikan bahwa accounting staff atau collection selalu awas terhadap rekening-rekening piutang yang akan segera atau sudah jatuh tempo. Disamping itu data-data sehubungan dengan langkah-langkah penagihan (e.g.: tanggal dan nomor surat, print-out log telephone, nama penerima telephone, bukti penerimaan surat) sebaiknya dicatat dan diarsipkan di dalam folder account receivables master data. Hal ini akan menjadi bukti pendukung jika proses penagihan nantinya bermuara pada proses hukum di pengadilan.

Saya merasa perlu posting ini, karena penjadwalan tagihan piutang memiliki nilai strategis dalam penanganan piutang. Mengapa?

  1. Kita akui saja, bahwa ketidak-tertagihan piutang sering berawal dari pihak kita sendiri (perusahaan yang memiliki piutang), yaitu: kurang disipilin di dalam melakukan penagihan, ke-tidak disiplin-an banyak disebabkan oleh budaya perusahaan yang memang kurang consistent, PLUS ketiadaan standard yang pasti mengenai prosedur dan penjadawalan penagihan yang bisa dijadikan patokan oleh collection staff (jika ada) atau accounting staff.
  2. Perlu disadari bahwa: naturally, setiap pihak cenderung menempatkan prioritas hak di atas kewajiban. Pemikiran seperti itu perlu kita asumsikan kepada semua customer, dimana semua customer (termasuk kita sendiri pada saat berposisi sebagai customer) cenderung menunda uang keluar dan mengejar uang masuk, walaupun paradigma seperti tidak selalu baik.

 

Berangkat dari pemikiran itu, maka jadwal penagihan (Collection Timeline) perlu disusun sedemikian rupa, sehingga bisa mengingatkan customer akan kewajibannya, di satu sisi, tanpa menimbulkan kesan seolah-olah customer adalah buronan yang dikejar-kejar oleh polisi. Sekaligus akan mendisiplinkan pihak kita sendiri sebagai pemilik piutang untuk melakukan penagihan secara teratur, terjadwal dan consistent, di sisi lainnya.

Penyusunan jadwal penagihan dibuat sedemikian rupa mengikuti pola, umur piutang dan tingkat ketertagihannya di masa-masa sebelumnya,  sehingga penjadwalan penagihan piutang mungkin akan berbeda-beda antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain

Berikut ini, saya posting Penjadwalan Tagihan Piutang (Timeline for Receivable Collection) hanya sebagai panduan dasar:

Step-1 (0-15 days): Bagian collection (jika ada) atau staff accounting sudah harus mengirimkan surat yang bernada simptik guna mengingatkan customer bahwa invoice telah jatuh tempo (Collection or accounting staff should contacts customer with a “friendly reminder letter”. This is intended to let the customer know that the invoice is past due).

Jika belum ter-realisasi…

Step-2 (16-30 days): Staff sudah perlu menghubungi customer lewat telephone. Hubungan lewat telephone ini dimaksudkan untuk mencari tahu mengenai penjualan dan barang yang dijual, atau kemungkinan alasan lain yang menyebabkan customer lambat dalam melakukan pembayaran (Staff should contacts customer by phone. This phone call is intended to enable the organization and the customer to identify and discuss any problems with the sale or merchandise or to identify reason for late payment).

Jika belum terbayar…..

Step-3 (31-45 days): Staff sudah harus mengirimkan surat tagihan yang disertai oleh berkas-berkas penjualan (Staff should contacts customer with Billing Letter and its sales enclosures).

Jika belum terbayar…..

Step-4 (46-60 days): Manager Keuangan atau Financial Controller harus sudah turun tangan langsung menghubungi customer melalui telephone untuk mengidentifikasi serta mencari tahu apakah customer sedang menghadapi masalah keuangan yang serius, serta menawarkan jalan keluar jika memungkinkan (A Manager or Financial Controller should contact customer by phone again to discusse and find out if customer has serious financial problem and try to offer a solution base on the figures).

Jika belum terbayar………….

Step-5 (61-75 days): Perusahaan sudah harus mengirimkan surat tagihan lagi, sebagai peringatan kedua (Company should contacts customer with Billing Letter again as a 2nd reminder).

Jika belum terbayar…………..

Step-6 (76-90 days): Perusahaan sudah harus menghungi customer dengan surat resmi yang menyatakan bahwa: tindakan penagihan selanjutnya akan ditangani oleh pihak ketiga (collection agency/attorney). Hal ini dimaksudkan untuk memberikan kesempatan final kepada customer untuk memenuhi kewajibannya (membayar hutang) sebelum proses penagihan diserahkan kepada pihak ketiga yang dimaksudkan (Company should contacts customer with official—collection—agency (or attorney) letter. This is intended to give the customer one last opportunity to pay prior to turning the invoice over to a collection agent or attorney).

Catatan: (0-15) dan seterusnya adalah hari setelah tanggal jatuh-temponya piutang.

Dalam kasus-kasus tertentu, in-house collection sudah tidak effective lagi untuk dilakukan, so menggunakan agency collection atau attorney sangat mungkin diperlukan. Dewasa ini, corporate yang business-line-nya berbasis credit (bank, finance/pembiayaan maupun institusi non-keuangan) telah terbiasa menggunakan jasa tetap agency atau attorney atau kedua-duanya, bahkan yang sudah memeiliki divisi atau bagian khusus yang memanage penagihan-pun masih perlu menggunakan jasa collection agency atau attorney.

Setelah melewati 90 hari, proses penagihan sebaiknya telah diserahkan kepada agen penagihan atau pengacara. Focus perusahaan sudah harus dipindahkan kepada penanganan customer yang lain. Sudah pasti agency collection atau attorney masih akan berkoordinasi dengan pihak perusahaan. Tentu saja data piutang dan arsip yang berkaitan dengan langkah-langkah penagihan yang telah dilakukan seperti yang saya telah sampaikan diawal mungkin akan diminta untuk dipelajari.

Karena “Timelines for Receivables Collection” saya maksudkan hanya sebagai contoh dalam membuat jadwal penagihan piutang. Maka posting ini saya focuskan pada penjadwalan dan step-step proses penagihannya saja, tanpa membahas aspect lainnya. Saya akan posting artikel lain khusus mengenai penanganan bad debt dari berbagai aspect. Mudah-mudahan ini bisa menjadi supplement yang bermanfaat. Seperti biasa, segala masukan, pendapat constructive sangat saya harapkan. Atau mungkin ada yang memilki pengalaman mengenai penagihan piutang? bisa disharing di sini. Silahkan tulis komentar.