Credit PolicyCredit is an indispensable catalyst in financing the movement of commerce. Its roots go fairly deep in time and are definitely as old as the concept of trade itself. Credit helps in production, distribution, selling, consumption and expansion. It helps smoothen the rough curve of seasonality of a seasonal business. It increases the immediate buying power of a consumer. But where there is good there may also be bad. Credit could mean a collapse due to Overbuying, Overexpansion or Overselling. Probably the single most important factor is the maintenance of proper cash flow in operating a successful business. Cash flow problems can be avoided by making sure that you administer and manage credit with financial prudence and get paid promptly for goods or services rendered. An uncontrolled growth in sales could result in an uncontrolled management of account receivables. The primary goal of a credit policy is to avoid extending credit to customers who are unable to pay their accounts.

Advertisement

A policy is a general course of action developed for recurring situations, designed to achieve established objectives.

We will examine the need and benefits of such a credit policy, the reasons for different approaches in various company, questions of how detailed or long a policy should be, and the need for supplementary procedures. We will then develop a sample policy, together with some specific procedures, which can be easily modified for your own company’s needs.

Kata “policy (kebijakan)“, bisa berarti sangat luas dan terdengar cenderung formal. Tapi ”policy (kebijakan)” yang akan saya bahas di sini adalah policy dari sudut pandang business practices. Kita tahu persis setiap perusahaan memiliki ”policy (kebijakan), procedure dan guidelines, no matter seberapa besar skala usahanya, mulai dari perusahaan perseorangan, persekutuan, PT. Terbuka, hingga conglomeration company. Tidak peduli apa bidang usahanya, di manapun.

Sebuah usaha yang sangat kecil, let’s say pedagang klontong di kampung, atau warung kopi di pinggir jalan, dalam menjalankan usahanya, disadari atau tidak, mereka sesungguhnya memiliki policy (kebijakan) serta procedure. Hanya saja, policy dan procedure mereka tanpa didahului study, analysis dan perancaan, dan yang paling pasti adalah “tidak tertulis”.

Meskipun dua perusahaan atau lebih sama-sama memiliki policy dan percedure, masing-masing mendefinisikan thus mengimplementasikan policy dan procedure yang berbeda. Lebih jauh lagi, sebagian dari kita, perusahaan mungkin mengharga bahkan mensupport akan adanya suatu policy maupun procedure, tetapi tidak bisa kita pungkiri bahwa policy sering berkonotasi negative yang dihubungkan dengan “birokrasi” maupun “aturan main yang tidak flexible”. Dan kalimat “Ini bukan policy perusahaan kami” adalah sebuah kalimat yang menegaskan kontasi tersebut kepada customer.

 

An Opportunity for the Company (Peluang bagi Perusahaan)

Ada beberapa (setidaknya mungkin empat) alasan mengapa perusahaan perlu memiliki “credit policy (kebijakan kredit), dan masing-masing dari alasan berikut ini adalah faktor yang akan meningkatkan productivity perusahaan (organisasi):

  1. Tanggung jawab pengelolaan piutang (receivable) memerlukan ke-serius-an. Termasuk didalamnya adalah mengeliminir bad debt (piutang tak tertagih) dan meningkatkan cashflow. Saldo account receivable adalah salah satu asset perusahaan, bahkan bagi perusahaan pembiayaan (finance), mungkin sebagian besar asset perusahaan berada di account receivable. Jelas ini adalah salah satu alasan.
  2. Policy (kebijakan) dapat memastikan consistency di department level. Dengan menulis apa yang yang diharapkan (dalam bentuk standard), standar perusahaan (whether in marketing, production or accounting and finance) akan membuat mereka (employee) sadar bahwa mereka punya goal yang harus dicapai.
  3. Policy and procedure juga akan memberikan approach yang consistent kepada customers. “Decision making” menjadi fungsi yang berbasis logika dalam penentuan parameters. Hal ini akan dapat menyederhanakan proses keputusan yang fair bagi customers, sehingga pada akhirnya akan menumbuhkan trust.
  4. Policy and procedure, akan memberikan pengakuan bagi credit (jika ada) atau AR department/section sebagai unit yang mandiri, yang akan menimbulkan loyalty ke dalam, sekaligus akan menjadi salah satu source yang bernilai strategis bagi upper management dan decision maker.

 

Begitu anda dapat melihat manfaat pentingnya pembuatan policy, maka anda akan dapat melihat betapa policy (kebijakan) adalah sebuah opportunity untuk meningkatkan productivity perusahaan (bukan sebaliknya: un-necessary bureaucracy!).

 

Why Policies Differ (Mengapa Kebijakan Credit Berbeda)?

Now, let’s talk about: mengapa suatu policy dan procedure berbeda baik dalam isi maupun panjangnya……?

Regarding length (Panjang): Suatu perusahaan mungkin policy –nya ditulis hanya beberapa paragraph saja, tetapi perusahaan lain mungkin berhalaman-halaman. Why? Ada kelebihannya masing-masing. Sebuah policy yang detail akan mengeliminasi keragu-raguan dalam pelaksanaannya. Hal penting, bahwa suatu policy hendakny atidak menimbulkan keraguan. Demikian juga procedure yang detail, begitu pegawai kehilangan arah, tidak yakin dalam menjalankan pekerjaanya, dia tinggal membuka policy and procedure, semuanya ada disana. Tentu saja ini sangat useful in positive manner. Tidak ada “grey area”. Pelan tapi pasti, consistency akan terpacapi.

Tetapi hati-hati, perlu disadari bahwa: policy and procedure yang begitu detail, akan membatasi creativity dan aktualisasi pegawai. Pegawai tidak akan bisa meng-ekspresikan dirinya karena segala sesuatunya telah diatur di dalam policy and procedure.

Dan kurangnya sosialisasi policy yang detail dan banyak, akan menimbulkan tekanan yang berlebih pada pegawai.

So how?

Okay, ada satu beberapa miss-perception di banyak kalangan mengenai procedure dan policy. Antara lain: policy and procedure seolah-olah sesuatu yang taboo untuk berubah. Saya tegaskan, NO!, policy subject to be changed! Policy justru supatutnya berubah. Berubah mengikuti rytme operasional perusahaan. Jika management melihat adanya suatu cara lain yang lebih effective, lebih productive, sekaligus memberikan kenyamanan bagi pihak-pihak yang akan melaksanakan tanpa menaikkan resiko bagi perusahaan, mengapa tidak? Policy dan procedure semestinay dirubah. Tentu saja diperlukan observasi, demonstrasi sebelum suatu jalan baru di adopsi atau menggantikan procedure yang telah ada. Itu bukan berarti policy boleh diubah oleh siapa saja, kapan saja mereka mau. Perubahan suatu policy adalah official.

Seperti telah definisi yang telah saya sebutkan di awal paragraph bahwa:

A policy is a general course of action developed for recurring situations, designed to achieve established objectives.

Artinya, policy atau kebijakan adalah aturan umum dari suatu tindakan. Artinya, policy boleh ditambahkan dengan suatu supplement, tetapi penambahan hendaknya dapat memperjelas “daily guidelines” atau memberikan penjelasan atas suatu langkah pekerjaan yang belum cukup dijelaskan di dalam policy yang telah ada.

Thus, perbedaan (isi, bentuk, panjang) policy antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain bisa disebabkan oleh berbagai factors termasuk: competitiveness of your industry, the location, profit margins, your company’s goals for market share, the company’s own cash requirements, production needs, or the size and culture of your firm.

Dari fakta ini, dapat kita yakini bahwa suatu policy and procedure bisa kita design untuk memenuhi kebutuhan perusahaan di dalam pencapaian goal-nya.

Atas dasar pemikiran ini, saya akan membrikan guidelines pembuatan suatu “CREDIT POLICY and PROCEDURE” standard yang nantinya bisa anda sesuaikan dan kembangkan mengikuti kondisi dan kebutuhan perusahaan anda.

Selanjutnya kita masuk ke main course…

Developing Your Credit Policy

In order to write a credit policy, there are at least six questions that you and your company must answer:

  1. Apa misi perusahaan anda (What is company’s mission)?
  2. Apa goal perusahan anda (What are company’s goals)?
  3. Siapa yang bertanggung jawab khusus mengenai credit (Who has specific credit responsibilities)?
  4. Bagaimana credit dievaluasi (How is credit evaluated)?
  5. Bagaimana penagihan ditangani (How is collection handled)?
  6. Bagaiamana (apa) term penjualan perusahaan anda (What are company’s terms of sale)?

Sebagai tambahan, mungkin anda ingin menambahkan beberapa policy untuk area lain disekitar credit (e.g.: reporting, ethics, quality, training, deductions, and credit interchange with other professionals).

Okay, selanjutnya kita akan mencoba membuat “Credit Policy”.

Bagaimana? Overwhelmed? please don’t. It’s easy indeed. A credit policy bukanlah science, it’s an art 🙂 No, I am not kidding, it’s true, trust me. So let’s go on…

Pembuatan credit policy akan kita lakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas. Mungkin ada beberapa alternative jawaban yang akan saya sediakan untuk setiap pertanyaan tersebut. Itu artinya, saya mencoba memprediksi kemungkinanan-kemungkinan variasi yang bisa dibuat untuk menghadapi sistuasi yang berbeda. Anda tinggal memilih mana yang terbaik dan paling sesuai untuk perusahaan anda. Mungkin anda memiliki jawaban yang berbeda (karena perusahaan anda sangat specific), tentu saja anda bisa memodifikasi bahkan memakai jawaban anda sepenuhnya. So, dalam hal ini yang saya sampaikan hanyalah guidelines dan pattern (pola) yang bisa anda duplicate.

Caution!

Perlu saya ingatkan, untuk membuat credit policy (dan policy lain pada umumnya) anda perlu mendapat dukungan dan persetujuan formal dari manajemen perusahaan anda, terlebih-lebih dari marketing management. Karena bagaimanapun credit policy yang akan dibuat akan berpengaruh (seharusnya pengaruh positive) terhadap penjualan dan customer relationship. So hendaknya disyncronkan dahulu dengan marketing strategy yang ada. Credit policy harus memberi manfaat bagi semua pihak di perusahaan.

Nantinya, begitu semua pertanyaan terjawab, anda dapat mengabungkan jawaban-jawaban anda menjadi satu. Setelah tergabung, maka ”Credit Policy” anda sudah jadi!

Di akhir pembahasan nanti, saya akan berikan satu contoh credit policy.

Karena halaman sudah sangat panjang. Sepertinya saya harus break dahulu sampai disini. Pembuatan credit policy (kebijakan credit) akan saya lanjutkan di posting saya selanjutnya, coming very soon: Developing a Credit Policy. Segera akan saya post.