The most common situation in which a control point is needed for payroll is when an innocent error is made in the processing of a transaction. For example, a payroll clerk incorrectly calculates the number of hours worked by a nonexempt employee, resulting in a paycheck that is substantially larger than would normally be the case. That is one example only, in fact, there are lots of issues and potential issues could arise in pay rolling process you should know.

Advertisement

Itu hanya salah satu contoh saja, masih banyak lagi jenis kesalahan dalam penggajian yang berakibat pada kerugian perusahaan di akhir proses. Mulai dari kesalahan-kesalahan sepele yang tidak disengaja, hingga fraudulence (penyelewengan/penggelapan) yang memang telah direncanakan secara matang oleh pegawai yang tidak bertanggung jawab.

Apa saja kesalahan-kesalahan lainnya yang biasa terjadi dalam proses penggajian? bagaimana melakukan pengendalian gaji secara effective? Bagaimana model-model praktek penggelapan yang dilakukan terkait dengan penggajian? Bagaimana mencegahnya?

Itu semua penting dan wajib anda ketahui sebagai orang accounting, terlebih-lebih jika anda sudah berada di management level. Saya akan paparkan mengenai issue ini, mulai dari menghindari kesalahan-kesalahan kecil (yang mungkin selama ini anda anggap seepel) hingga mencegah model-model penggelapan dalam penggajian.

Besar harapan saya, ini akan bisa menjadi panduan (guidelines) yang simple, dapat diaplikasikan dan menjadi salah satu best practice dalam meningkatkan performance anda di accounting atau di Human Resources Development.

Agar bisa menjadi panduan yang sederhana tetapi effective yet powerful, maka saya akan memberikan titik-titik kuncinya.

 

Controlling – a Short Overview

Errornous (kesalahan), sekalilagi kesalahan seperti yang disebutkan di preamble tadi (dan kesalahan-kesalahan lain baik dalam prosedur maupun transaksi pada umumnya) banyak terjadi karena 4 (empat) faktor umum dibawah ini:

  1. Tidak tersedianya procedure yang lengkap, detail dan jelas mengenai suatu proses.
    Kurangnya trainning yang diberikan oleh pihak persahaan (yang dalam hal ini diwakili oleh line managers).
  2. Kurangnya focus dari staff pelaksana (dalam proses penggajian tentunya accounting staff).
  3. Kombinasi berbagai kelalaian yang tidak mendapat pengawasan yang cukup dalam proses penggajian (penghitungan dan pencatatan).

Mengapa ada kesalahan-kesalahan?

There can be an extraordinary number of reasons why a process and its transactional error arises. This can result in errors that are not caught and that, in turn, lead to the loss of corporate assets. Ya, ada banyak alasan yang terkadang even tidak masuk di akal bisa menjadi penyebab kesalahan yang tidak terdeteksi, yang pada akhirnya akan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Justru ketidak masuk akalan-nya lah yang membuat perusahaan atau management-nya tidak  bisa menangkap sinyal kesalahan tersebut.

Kuncinya: management team yang memahami proses inside out, prudent dan bisa berpikir outside of the box.

Farud Detector ImageJika anda benar-benar mendalami alur proses, analysis dan operasional sehari-hari yang terintegrasi dengan baik, saya yakin anda akan menemukan banyak errornous (kesalahan-kesalahan) yang terjadi setiap hari di dalam perusahaan. Jika anda tidak pernah melihat (menemukan) kesalahan dalam perusahaan, percayalah, itu tandanya anda belum berfungsi sepenuhnya karena kurangnya  pemahaman proses di dalam perusahaan secara terintegrasi mulai dari hulu hingga hilir. Masih perlu sering banyak keluar dari ruangan anda untuk melihat-lihat bagaimana suatu proses dilaksanakan. Tetapi jangan khawatir, disini kita bisa belajar bersama-sama, setahap demi setahap, sedikit demi sedikit.

Kembali ke topic….

Controls (pengawasan) bertindak sebagai  review points  di area-area dimana kesalahan biasa terjadi. Hal ini bisa dilakukan dengan melakukan review secara berkala terhadap procedure (termasuk flowchart-nya) dan membandingkannya dengan pelaksanaan  sesungguhnya  yang telah dilakukan atau sedang berlangsung.

 
Control and Efficiency

Saya mengerti, membuat sutau system pengawasan (controlling system) adalah tidak mudah dan berakibat pada cost yang tidak sedikit juga (tergantung business scale anda tentunya). Mulai dari waktu yang habiskan untuk mendevelope suatu procedure, materi dan peralatan yang dibutuhkan, hingga sosialisasi, implementasi dan evaluasinya yang juga memakan waktu dan cost.

Apakah itu boleh menjadi alasan untuk membiarkan perusahaan tanpa procedure dan system pengawasan yang baik, lalu membiarkan kesalahan demi kesalahan, penggelapan demi penggelapan terjadi begitu saja dari waktu ke waktu? Tentu saja TIDAK BOLEH.

Kesalahan maupun penyelewengan (fraud) bisa terjadi dalam berbagai level, dalam berbagai intensitas. Jika perusahaan memang tidak sanggup menanggung cost atas pembuatan dan implementasi system maupun procedure, perusahaan bisa memilah-milah potensi error maupun penggelapan yang ada.

Untuk error dan fraud  yang dianggap tidak significant dan intensitasnya rendah, mungkin perusahaan bisa menerapkan procedure maupun system yang sederhana saja. Tetapi untuk area-area yang dianggap paling tinggi level dan intesitas error maupun penggelapannya, perusahaan tidak hanya perlu menerapkan procedure dan system yang ketat, melainkan perlu membuat design control system berlapis yang mampu menangkap setiap sinyal kesalahan maupun penggelapan pada setiap titik proses secara consistent tanpa ada celah untuk lolos dari pengawasan.

Jika perusahaan menggap pengawasan adalah kunci dari kesuksesan businessnya, thus a TOTAL CONTROL SYSTEM IS REQUIRED.

Perlu disadari, disamping akan ada direct cost atas pembuatan dan implementasi suatu control system, system yang dibuat juga dapat memperlambat statu process, thus bisa menurunkan productivitas.

Suatu control system hendaknya didesign sedemikian rupa sehingga dapat menjadi error dan fraud preventer yang effective sekaligus dapat menjadi support tools yang bisa mempercepat sutau proses.  Saya tahu itu, itu tidak mudah. Tetapi dengan pemahaman proses, kematangan dalam berpikir dan intelligence yang cukup akan bisa menghasilkannya.

 

Key Payroll Controls (Kunci Pengendalian Gaji)

Type control penggajian bervariasi anatar satu perusahaan dengan perusahaan yang lain, akan tergantung pada jenis usaha, skala usaha dan jumlah pegawai. Dewasa ini banyak penggajian yang dilakukan secara out-source atau yang semi out-source (penghitungan oleh pihak perusahaan dan cash disbursement dilakukan oleh pihak bank).

Namum demikian, menurut pengalaman saya sebagai financial controller, pada dasarnya controlpenggajian kuncinya hanya ada 3, yaitu: Cash Advance, Payroll Check dan Payroll expense. Perlu disadari, ini semua adalah point-point pentingnya saja, perusahaan hendaknya melakukan review dan syncronisasi  yang comprehensive dengan system control perusahaan lainnya. Berikut adalah detailsnya:
 

[A]. Payroll Expenses.

Pada dasarnya control system yang dipergunakan untuk penggajian mencakup 2 (dua) hal: Menghindari (pencegahan) kelebihan bayar kepada pegawai yang memang ada, dan penghindaran penggelapan dengan menggunakan modus membayar kepada pegawai yang seolah-olah ada tetapi sebenarnya tidak ada.

Ada  beberapa tindakan systematis yang dapat menghindari hal tersebut terjadi, yaitu:

  1. Lakukan verifikasi terhadap jumlah jam bekerja pegawai. Bisa jadi pegawai melakukan penambahan jam kerja di timesheetnya dengan harapan untuk memperoleh gaji/pembayaran sesuai dengan jam bekerja yang telah ditambahkan. Modus lainnya; meminta rekan kerjanya melakukan absensi ketika dia tidak masuk kerja. Ini biasa terjadi pada perusahaan yang belum menggunakan finger print atau eye scan sebagai piranti absensi.  So jika anda memiliki pegawai dalam cukup besar, menggunakan finger print  akan sangat membantu untuk mencegah modus penggelapan seperti ini. Saat ini sudah ada begitu banyak finger print yang dapat diperoleh dengan harga relatif murah (3 juta s/d 6 juta).
  2. Selalu lah meminta approval untuk setiap daftar overtime (jam kerja lembur). Salah satu bentuk penggelapan yang sering dilakukan oleh karyawan adalah dengan cara melakukan login setelah jam kerja lalu log out setelah malam. Atau dengan menyuruh  rekan kerjanya (yang sedang overtime di hari yang sama). Terlebih-lebih jika perusahaan masih memakai kartu absensi sebagai piranti absensi. Satu-satunya cara untuk mencegah model penggelapan seperti ini adalah dengan cara: mensyaratkan agar semua overtime mendapat approval dari lines manager-nya masing-masing. Tidak boleh ada overtime tanpa approval dari lines manager. Dengan procedure ini, maka staff yang melakukan input overtime atau melakukan perhitungan overtime harus memastikan setiap overtime yang di input ke dalam system atau worksheet penggajian telah mendapat approval.
  3. Meminta approval untuk setiap perubahan atas gaji/upah. Area berikutnya yang rentan terhadap kesalahan dan mark-up adalah elemen gaji itu sendiri. Yaitu dengan mengubah nilai gajinya menjadi lebih besar. Untuk mencegah hal itu, maka approval atas perubahan nilai gaji adalah mutlak.
  4. Meminta approval untuk semua jenis potongan yang bernilai negative. Deduction bernilai negative bisa terjadi apabila perusahaan menerapkan kebijakan “funish-reward”. Apabila rewardnya lebih tinggi dari funishment-nya, maka deduction akan menjadi bersaldo negative. So, bagian ini pun sama rentannya untuk di mark-down sehingga menjadi bernilai negative.
  5. Vacation and personal day-off system tracking and review. Jumlah cuti dan ijin berbayar yang diambil, hendaknya memiliki system tracking yang akurat. Salah satu cara yang paling sederhana yang bisa diterapkan adalah dengan membuat folder-folder per nama karyawan yang berhak atas cuti atau ijin berbayar. Biasanya jumlah ini prosentase-nya tidak banyak. Tetapi justru staff-staff inilah yang paling memungkinkan untuk over-riding system. Untuk itu pihak yang authoritas agar selalu melakukan penelusuran dan review secara rutin setiap minggu agar pekerjaan review and tracking menumpuk menjelang tanggal penggajian. 
  6. Issue checks directly to recipients. Untuk setiap check yang dibayarkan, hendaknya dibuka langsung atas nama karyawan yang menerima gaji (jangan tulis “bayarkan kepada: cash”). Seperti sudah saya sampaikan dibagian lain, bahwa salah satu modus yang biasa dilakukan dalam penggelapan uang gaji adalah dengan cara memasukkan nama karyawan yang sudah berhenti atau nama yang sesungguhnya tidak ada di daftar karyawan yang sebenarnya, dan checknya diuangkan sendiri oleh si pelaku. Dengan membuka check untuk nama yang jelas, maka kesempatan ini akan sulit untuk dilakukan. Jikapun dilakukan maka akan cepat tertangkap.
  7. Issue lists of paychecks issued to lines manager. Menerbitkan daftar nama penerima gaji sebelum penggajian dilakukan adalah cara lain yang bisa diterapkan untuk mencegah modus penggelapan gaji yang sebelumnya. Dengan list yang diterbitkan, lines manager masing-masing kemungkinan besar akan bisa menangkap jika ada penambahan nama yang seharusnya tidak ada (sudah tidak ada lagi), karena logikanya lines manager lah yang paling tahu nama-nama bawahannya.
  8. Compare the addresses on employee paychecks. Selalu bandingkan antara alamat karyawan yang tercantum di daftar gaji, si check stub (bonggol check) dan alamat yang ada karyawan yang di HRD.
  9. Obtain computer-generated exception reports. Ini adalah garda akhir control system yang akan memfilter jenis-jenis kesalahan (erroneous) maupun fraud (penggelapan) jenis di atas.  Jika penggajian menggunakan software, maka software hendaknya dapat diset untuk memasukkan kondisi tertentu yang dapat memberi (mengirimkan) signal, alarm atau reminder kepada financial controller atau pihak yang diberi otoritas untuk setiap perubahan data (input) yang tidak sesuai default.

[B]. Employee Advances.

Tidak jarang pegawai minta cash advance (di Indonesia biasa disebut cash bon) kepada perusahaan.  Sangat mungkin pegawai accounting atau staff yang melakukan penghitungan gaji tidak melakukan cash advance tracking secara benar. Jikapun melakukan tracking, sangat mungkin tracking dilakukan dengan tidak akurat. Untuk mencegah hal itu, perlu dilakukan langkah-langkah berikut ini:

  1. Lakukan review berkala terhadap cash advance ledger. Mengirimkan reminder kepada pegawai yang menerima cash advance bahwa cash advance-nya sudah akan jatuh tempo. Reminder perlu dikirimkan karena pada dasarnya pegawai yang menerima cash advance biasanya dalam posisi kesulitan dana, untuk itu perlu diingatkan mengenai kewajibannya.  Akan lebih bagus lagi jika perusahaan menerapkan  sistem pemotongan otomatis pada saat gajian berikutnya. Dalam hal perusahaan menerapkan kebijakan potong langsung pada saat gajian, maka control system diset untuk memastikan bahwa cash advance sudah masuk di dalam perhitungan gaji setiap bulannya. Untuk cash advance yang dibayar secara dicicil (instalment) maka cash advance review dilakukan untuk memastikan saldo cash advance setiap orang telah sesuai.
  2. Memastikan setiap cash advance telah mendapat approval (persetujuan) dengan semestinya dari pihak yang diberikan otoritas. Jika ditemukan ada cash advance tanpa approval yang semestinya, maka harus dilaporkan kepada  atasan (Chief accounting dan Financial controller) untuk mendapat penanganan lebih lanjut.

 
[C]. Payroll Checks.

Paycheck-ImageDalam hal  pembagian gaji dilakukan oleh perusahaan sendiri (tidak out-sourcing), maka perlu melakukan control terhadap payroll check. Mulai dari buku checknya itu sendiri, tempat penyimapana check, stempel perusahaan hingga tanda tangannya. Dalam hal pembagian gaji dilakukan secara out-sourcing, maka control diterapkan dengan melakukan bank reconciliation seyelah proses penggajian dilakukan. Dalam hal penggajian dilakukan dengan transfer langsung ke rekening setiap pegawai, maka check control tidak perlu dilakukan (karena memang tidak ada check yang diterbitkan untuk keperluan penggajian). Berikut adalah check control yang perlu dilakukan:

  1. Sediakan buku check khusus untuk penggajian saja, dengan nomor serie yang tidak terputus. Hal ini akan mempermudah proses audit nantinya.
  2. Lakukan control terhadap persediaan buku check.  Selalu periksa nomor serie check, dan bandingkan antara check stub dengan buku catatan pengeluaran check. Tempat peyimpanan buku check hendaknya sebuah brankas yang hanya bisa di access oleh pihak yang authorized saja. Jika tidak, maka penggelapan sudah di depan hidung.
  3. Lengkapi piranti kemanan pada persediaan buku check. Dengan kecanggohan technology saat ini, buku check bisa dipalsukan dengan mudah. Ada satu feature yang sangat bagus untuk mencegah model tindak pnggelapan seperti ini, yaitu dengan meminta buku check yang jika di copy (digandakan) hasil duplicate-nya akan automatis menghasilkan logo (semacam tanda) “void check” atau micro printing yang sulit untuk di copy atau di produksi. Cara lainnya adalah dengan meminta icon khusus di lembar check yang bisa diberikan tanda yang dijelaskan di belakang check, dimana hanya pihak yang authorized yang mengethui code tersebut.
  4. Amankan Stempel check. Pastikan stempel check disimpan di tempat yang tak kalah amannya dan terpisah dari buku check. Jika tidak, maka bersiaplah mengahadapi penggelapan. Control signature plates.  Idealnya stempel check dipegang oleh financial controller, atau pihak yang diberikan authorized untuk itu, dilengkapi oleh log document yang berisi catatan mutasi pengambilan dan pengembalian stempel setiap awal dan akhir jam kerja kantor.
  5. Biasakan untuk tidak menyisakan ruang kosong pada field penulisan check. Jika tulisan angka maupun keterangannya lebih pendek dari ruangan yang tersedia, maka sisa ruang yang tersisa hendaknya dicoret hingga tidak ada ruang yang tersisa. Hal ini untuk mencegah penambahan digit angka maupun keterangan pada check. Tentu saja ini juga berlaku dalam penulisan check penggajian.
  6. Check void tidak cukup hanya diberikan tulisan “Void” saja, tetapi harus di multilated (digunting kecil hingga berlubang). Mungkin ada diantara anda yang belum menyadari bahwa void check bisa di retrieve dengan alat canggih tertentu (dengan zat kimia tertentu, tinta pena bisa hilang tanpa bekas) dan check void bisa diuangkan. Sangat bahaya bukan?.
  7. Review check-check yang tidak (belum) di uangkan/diserahkan, cari tahu mengapa check-check tersebut belum diuangkan. Mengapa? Karena check yang belum dibagikan (diuangkan) biasanya dibuat untuk nama karyawan yang sesungguhnya sudah tidak ada di perusahaan (telah resign). Hal ini biasa terjadi pada perusahaan-perusahaan yang memiliki jumlah karyaawan yang besar (500 orang lebih), hal itu biasanya dilakukan dengan melihat kelemahan catatan karyawan berhenti atau memanfaatkan keterlambatan update daftar karyawan.
  8. Jika perusahaan mempercayakan penandatangan kepada non-board director level, maka update dan pemeriksaan specimen tanda tangan selalu diperlukan. Hal ini dimaksudkan untuk pencegahan tindakan penggelapan yang dilakukan dengan bersekongkol, lintas level. 
  9. Perform bank reconciliation. Diantara semua tindakan pencegahan di atas, ini adalah control tools standard paling penting diperusahaan manapun yang menggunakan check atau transfer dalam melakukan pembayaran gaji.  Ini adalah alat penangkap kecurangan yang paling comprehensive diantara tool yang lain. Mengapa? Karena semua transaksi keuangan apapun bentuknya akan selalu terkait dengan in-outflow uang di rekening bank.

The preceding set of recommended payroll controls only encompasses the most common ones. These should be supplemented by reviewing the process flows used by a company to see if there is a need for additional (or fewer) controls, depending upon how the processes are structured. Thus, these controls should only be considered the foundation for a comprehensive set of controls that must be tailored to each company’s specific needs.