Credit Procedure ExampleThis is specifically written as a supplement of my previous post about “Developing Credit Policy”. As I aware that company may need to arrange a special sales term special for competitiveness reason which will then need special procedure to follow. There should be no “free ride” in a company for any reason, even for competitiveness reason. A special procedure must be set. Contoh procedure ini saya buat khusus sebagai supplement tulisan saya sebelumnya mengenai “Membuat Kebijakan Kredit”. Saya menyadari bahwa mungkin perusahaan perlu menyediakan termin penjualan khusus untuk alasan kompetisi yang mana akan memerlukan procedure khusus tentunya. Sudah seharusnya tidak ada sesuatu yang boleh “bebas dilakukan” di dalam perusahaan untuk alasan apapun. Sehingga procedure khusus perlu disediakan. Diantara banyaknya kasus penjualan dan kredit, alasan kempetisi adalah yang paling umum terjadi.

Advertisement

Berikut ini adalah contoh procedure untuk alasan kompetisi (competitiveness reason):

Effective Date: MM/DD/YYYY

Purpose:

Normal terms offered by Sample Company are Net xx days. At times, we may find that a customer is offered a longer set of terms by competition. This procedure outlines steps that we will take when a customer requests that we be competitive in this area.

Details:

The sales representative will confirm that different terms of sale are truly being offered by a competitor. This will be accomplished by actually seeing an invoice or letter offering these arrangements. We will not initiate non-standard terms, but we will consider meeting competitive practices.

The sales representative will complete a memorandum, addressed to the Sales Manager, which includes the following:

  1. What arrangements are being offered by specific competitors?
  2. What are our annual sales?
  3. What is our anticipated gross profit?
  4. How much additional receivables will be outstanding if we offer this competitive arrangement
  5. Based on a cost of capital of x%, what will be the cost of carrying these receivables?
  6. For how long would we be expected to continue this arrangement?

 

The Sales Manager will review the request and determine if marketing factors justify granting this request. If so, the memorandum will be initialed with a recommendation for approval and forwarded to the Credit Manager.

The Credit Manager will review the situation from a standpoint of additional risk. If in agreement, the request will be approved and forwarded to the President for final approval. Otherwise, it will be returned to the Marketing Manager with comments that detail the credit difficulties.

The President will make a final judgment. If the President approves the arrangement, the Sales Representative will be instructed to notify the customer.

The Credit Department will take steps to adjust ageing and delinquency letters to reflect new arrangements. The department will monitor the account to be sure that the special arrangement is followed.

Policy Approvals:

___________________________
Credit Manager

___________________________
Marketing Manager

___________________________
Controller/Treasurer

___________________________
President

 

Penjelasan:

Purpose (Maksud):

Permintaan termin penjualan khusus selayaknya disertai dengan contoh perusahaan pesaing. Dalam hal ini, hari penyerahan contoh perusahaan ditentukan. Ditegaskan bahwa perusahaan akan melakukan pengaturan jika customer memintanya.

Details (Rincian):

Sales atau perwakilan (mungkin agen) akan perlu memberikan konfirmasi bahwa perusahaan pesaing memang menyediakan termin penjualan yang berbeda (lebih kompetitif). Hal ini dicapai dengan cara melihat dan memeriksa surat penawaran harga untuk pengaturan khusus ini. Perusahaan tidak akan bermaksud menyediakan termin penjulan yang tidak standard, melainkan akan dilakukan melalui meeting khusus mengenai pelaksanaan kompetisi.

Selanjutnya sales atau perwakilan akan diminta untuk membuat memorandum yang ditujukan kepada sales manager yang menyangkut hal-hal berikut ini:

  1. Pengaturan seperti apa yang ditawarkan oleh pesaing?
  2. Berapa besar annual sales perusahaan?
  3. Berapa besar laba kotor yang diantisipasi oleh perusahaan?
  4. Berapa besarnya tambahan piutang yang akan nunggak jika pengaturan khusus ini dilakukan oleh perusahaan?
  5. Berdasarkan “cost of capital (IAI: Beban Modal)” dari x%, berapa “cost of carrying” untuk piutang ini?
  6. Untuk berapa lama pengaturan ini diharapkan akan berlangsung?

 

Sales Manager akan melakukan pemeriksaan dan penilaian terhadap permintaan tersebut dan akan menentukan apakah pengaturan faktor-faktor penjualan mengijinkan hal ini untuk dilakukan. Jika demikian, maka memorandum beserta rekomendasi hendaknya dibuat guna memperoleh persetujuan dan ditujukan kepada Credit Manager.

Selanjutnya, Credit Manager akan memeriksa dan menilai situasi dari sisi peningkatan potensi resiko. Jika dalam pengaturan ini dimungkinkan, maka memorandum dan rekomendasi akan diteruskan kepada President Director guna memperoleh persetujuan. Jika tidak, maka memorandum dan rekomendasi akan dikembalikan kepada Sales Manager dengan disertai catatan-catatan mengenai kesulitan penanganan kredit yang mungkin akan terjadi.

President Director akan membuat keputusan final. Jika president menyetujui pengaturan tersebut, maka Sales atau perwakilannya akan diintruksikan untuk menyampaikan persetujuan tersebut kepada customer.

Credit Department akan membuat penyesuaian umur piutang untuk merefleksikan pengaturan tersebut. Credit Department akan mengawasi rekening tersebut untuk memastikan bahwa pengaturan khusus tersebut telah dipatuhi.

 

Tips:

Ada kecenderungan persepsi umum bahwa procedure lekat dengan birokrasi yang bertele-tele yang akan memperlambat gerak laju operasional perusahaan. Persepsi itu bisa jadi benar jika procedure dilaksanakan secara lambat apalagi disertai dengan penundaan-penundaan. Untuk menghindari hal tersebut, semua pihak yang terlibat dalam suatu proses hendaknya melakukan response dan follow up dengan cepat, tanpa penundaan. Adalah tugas line manager untuk memastikan procedure dipatuhi dan dilaksanakan dengan cepat.

Saya pribadi, selalu memeriksa setiap meja staff di akhir hari kerja untuk memastikan tidak ada tumpukan kertas di atas meja, di dalam laci dan tempat lainnya. Tumpukan kertas di akhir hari kerja pertanda adanya data yang belum diinput, issue yang tertunda (belum memperoleh penanganan tuntas). Jika saya menemukan ada kertas, maka saya akan mengambilnya dan meninggalkan secarik memo di atas meja tersebut, bahwa berkasnya ada di meja saya, dan bisa diambil pagi-pagi. Saat pengambilan saya akan melakukan assessment, mengapa ada banyak tumpukan kertas, mengapa ditunda, apakah ada masalah. Dari sana saya akan menemukan daily issue yang berpotensi mengganjal suatu proses.

Seminggu sekali, saya juga memeriksa folder-folder staff, untuk melihat apakah ada open issue yang belum ditangani tetapi telah diarsipkan. Semoga tips ini berguna.

Hoping this Competitive Arrangements procedure example will be useful, dapat dijadikan referensi. Up-coming: saya akan post satu contoh kebijakan kredit (credit policy example). Dan seperti biasa, segala masukan, koreksi, kritik membangun, pendapat, pengalaman atau pertanyaan sangat saya hargai, so silahkan di tulis di ruang komentar dibawah ini.